Was ist optische Zeichenerkennung (OCR)?

In Unternehmen werden immer mehr digitale Dokumente erstellt und gespeichert. Dennoch sind die meisten dieser Dateien schwer zu verwerten? Die Technologie der optischen Zeichenerkennung (OCR) ermöglicht es dann, diese gescannten Dokumente in bearbeitbare und durchsuchbare Texte umzuwandeln, um die Verwaltung und Suche nach Informationen zu vereinfachen. Erfahren Sie, warum und wie Sie OCR in Ihrem Unternehmen einführen können!

Optische Zeichenerkennung Definition

Mithilfe der optischen Zeichenerkennung können Sie Dokumente im PDF- oder Bildformat, die Text enthalten, in ein bearbeitbares Textformat umwandeln. Mit anderen Worten: Anstatt den Inhalt eines gescannten Dokuments manuell neu schreiben zu müssen, erledigt OCR die ganze Arbeit für Sie. Sie identifiziert Textbereiche, extrahiert sie und wandelt sie in digitalen Text um. So können Sie diesen Textinhalt kopieren, durchsuchen, bearbeiten oder in anderer Unternehmenssoftware wiederverwenden.

So funktioniert eine Software zur optischen Zeichenerkennung :

Erfassen der PDF-Datei : Sie scannt die Dokumente und wandelt sie in Binärdaten um. Mit anderen Worten: Sie zerlegt sie in helle Bereiche (Hintergrund, Bilder...) und dunkle Bereiche (die mit Text).

Texterkennung: Mithilfe von Musterabgleich und Mustererkennung erkennt die Software die Zeichen.

Textextraktion: Nach der Analyse wandelt das System die extrahierten Textdaten in eine computergestützte Datei um. Einige OCRs können sogar annotierte PDF-Dateien erstellen, die sowohl die alte als auch die neue Version enthalten.

Inwiefern ist das für ein Unternehmen nützlich?

Die meisten beruflichen Aufgaben beinhalten den Empfang von gedruckten oder gescannten Medien. Verträge, Rechnungen, Rechtsdokumente - all diese Papiere sind zeitaufwändig zu verwalten. Der Grund dafür ist, dass diese Dokumente menschliches Eingreifen erfordern, um richtig verwertet zu werden. Oft müssen wichtige Informationen in einer anderen Branchensoftware (DMS, ERP, CRM...) gesucht und neu geschrieben werden. Die OCR-Technologie löst dieses Problem.

Angenommen, Sie möchten einen Papiervertrag digitalisieren. Dann haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie verbringen unzählige Stunden damit, ihn von Hand zu erfassen, oder Sie wandeln ihn mithilfe der OCR-Technologie innerhalb weniger Minuten in ein digitales Format um.

Diese wird hauptsächlich verwendet für :

Archivierung: Um Papierarchive in digitale Datenbanken umzuwandeln, auf die mit einem Klick zugegriffen werden kann.

Elektronische Dokumentenverwaltung (EDM): Um mehrere PDF-Dateien durchsuchbar und über Suchregister zugänglich zu machen.

Die Extraktion von Daten: Um Informationen (Namen, Nummern, Beträge usw.) aus Formularen, Rechnungen oder sogar Visitenkarten zu extrahieren.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass OCR die Verwaltung digitaler Dokumente automatisiert, beschleunigt und optimiert.

Was sind die konkreten Vorteile?

Bessere Verwaltung von Dokumenten

Einer der wichtigsten Vorteile von OCR? Die Vereinfachung der Digitalisierung und Archivierung physischer Dokumente. Mithilfe dieser Erkennungstechnologie können Unternehmen ihre Papierdokumente in durchsuchbare digitale Dateien umwandeln. So sparen Sie Speicherplatz in Ihren Büros, erhöhen die Datensicherheit und erleichtern den Zugriff auf Ihre Daten. Ja, denn dank OCR können Sie Tausende von Dokumenten nach Stichwörtern durchsuchen. Und das mit nur einem Klick.

Sparen Sie Zeit

Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, ist einer der Hauptvorteile von OCR die schnelle Suche nach Informationen in großen Mengen von Dokumenten. Geben Sie ein Stichwort ein und finden Sie relevante Ergebnisse in nur wenigen Sekunden. Schluss mit dem stundenlangen Durchforsten zahlreicher PDF-Seiten auf der Suche nach einer einzigen Angabe.

Mithilfe der optischen Zeichenerkennung lassen sich auch Prozesse automatisieren, z. B. das Abrufen von Daten. Anstatt Informationen manuell einzugeben, übernehmen OCR-Systeme diese Aufgabe für Sie. Das beschleunigt also die Bearbeitungszeit von PDF-Dokumenten.

Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften

Schließlich ersetzt die optische Zeichenerkennung die manuelle Dateneingabe. So minimieren Sie menschliche Fehler wie Tippfehler oder Vergessen.

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Mithilfe der Texterkennungsfunktion von PDFSmart können Sie Ihre Dokumente in bearbeitbare und durchsuchbare Textdateien umwandeln. Dazu müssen Sie nur Ihr ursprüngliches Dokument in unser Webmodul importieren und dann ein paar Sekunden warten. Das war's, Ihr Text ist fertig! Sie können ihn nun nach Belieben bearbeiten oder kopieren. Unser Modul zur Zeichenerkennung funktioniert mit JPG-, JPEG-, PNG- und PDF-Dateien.

Zum Abschluss

Die optische Zeichenerkennung (OCR) ist eine Technologie, die Sie integrieren sollten, wenn Sie die Verwaltung Ihrer gescannten Dokumente optimieren möchten. Sie verbessert die Organisation, verringert das Fehlerrisiko und ermöglicht eine schnelle Suche nach Informationen in großen Datenmengen.

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