In den letzten Jahren ist die Cloud-Technologie für viele Organisationen zu einem Muss geworden. So sollen 92 % der Unternehmen eine Multi-Cloud-Strategie verfolgt haben. Gleichzeitig würden 80 % der Mitarbeiter aktiv nach der gemeinsamen Nutzung von Dateien in der Cloud fragen. Das ist auch verständlich, denn er bietet viele Vorteile. Allerdings bringt er auch einige Herausforderungen mit sich, und es ist entscheidend, diese zu kennen, um eine effektive Verwaltung zu gewährleisten. Erfahren Sie mehr über die Vor- und Nachteile des Dokumentenmanagements in der Cloud mit PDFSmart!
Was ist Dokumentenmanagement in der Cloud?
Cloud-Dokumentenmanagement ist das Speichern, Verwalten und Freigeben digitaler Dateien über einen Online-Dienst. Sie steht damit im Gegensatz zur klassischen Verwaltung auf lokalen Servern oder physischen Speichergeräten (z. B. Festplatten). In der Cloud können die Nutzer von überall aus auf Dokumente zugreifen, sofern sie über eine Internetverbindung verfügen. Es gibt also keine geografischen Grenzen mehr.
Der Markt für Cloud-Dokumentenmanagement wird von mehreren Plattformen beherrscht. Zu ihnen gehören :
- Google Drive: Als Teil der Google Workspace Suite bietet es Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit und die Integration mit anderen Google-Diensten.
- Dropbox: Dropbox ist für seine Benutzerfreundlichkeit und seine robusten Funktionen zur gemeinsamen Nutzung von Dateien bekannt und eignet sich ideal für Unternehmen, die eine einfache und effiziente Lösung suchen.
- OneDrive: Als Teil des Microsoft-Ökosystems wird OneDrive häufig von Organisationen bevorzugt, die bereits Microsoft Office und Teams verwenden.
- Box: Box ist auf Lösungen für Unternehmen spezialisiert und bietet erweiterte Sicherheits- und Compliance-Funktionen, die auf regulierte Branchen zugeschnitten sind.
Jede dieser Plattformen bietet einzigartige Vorteile, um die elektronische Verwaltung digitaler Dokumente zu optimieren. Aber welche sind es dann konkret?
Vorteile der Dokumentenverwaltung in der Cloud
Zugänglichkeit und kollaboratives Arbeiten
Wie wir bereits gesehen haben, ist einer der größten Vorteile des Dokumentenmanagements in der Cloud die Erreichbarkeit. Sie können von jedem Ort mit einer Internetverbindung auf elektronische Dokumente zugreifen. Diese Eigenschaft ist in modernen Arbeitsumgebungen mit Telearbeit, Hybridarbeit, Geschäftsreisen ... Kurz gesagt, für Teams an entfernten Standorten von entscheidender Bedeutung.
Flexibilität
Cloud-Lösungen sind hochgradig skalierbar. Mit anderen Worten: Sie können Ihre Funktionen an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können z. B. einen Abonnementplan aktualisieren, um die Anzahl der Nutzer zu ändern oder fortschrittlichere Add-ons zu erhalten. Und das alles ohne jegliche Hardwarebeschränkungen. So umgehen Sie teure Anfangsinvestitionen (Kauf von Servern, Softwarelizenzen...) und steuern Ihr Wachstum nach Lust und Laune.
Geringere Kosten
Mit einer Cloud-Umgebung können Sie die Kosten für die Verwaltung von Unternehmensdokumenten senken, insbesondere die Kosten für Papier. Drucken, Postversand, physische Archivierung - all das gehört mit der papierlosen Dokumentenverwaltung der Vergangenheit an. Ganz zu schweigen von den Ausgaben, die mit der Wartung des Servers und der Aufrüstung der Hardware verbunden sind.
Schutz der Umwelt
Durch die Verwaltung von Dokumenten in der Cloud könnten etwa 12,1 Billionen Blatt Papier, die jedes Jahr in Büros verwendet werden, wegfallen. Abgesehen vom Papieraspekt bedeutet die Nutzung der Cloud, dass man sich von Servern vor Ort verabschiedet, die sehr energieintensiv sind. Darüber hinaus verbrauchen native Cloud-Anwendungen weniger Infrastruktur, physischen Platz und Energie pro Benutzer. Man kann sogar noch einen Schritt weiter gehen und die Cloud mit der Entwicklung von Telearbeit verknüpfen. Dies bedeutet eine Verringerung der durch Autos verursachten Umweltverschmutzung, da die Menschen nicht mehr täglich reisen müssen.
Höhere Sicherheit
Die Anbieter von Cloud-Diensten investieren massiv in erweiterte Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören die Verschlüsselung gespeicherter und übertragener Daten, strenge rollenbasierte Zugriffsrechte sowie robuste Protokolle für Online-Backups und Datenwiederherstellung. Diese Praktiken gewährleisten also, dass sensible Dokumente vor unberechtigtem Zugriff und Datenverlust geschützt sind, was eine weitaus größere Verteidigungslinie schafft als bei physischen Dokumenten und den meisten lokalen Servern.
Nachteile der Dokumentenverwaltung in der Cloud
Abhängigkeit von externen Elementen
Die Dokumentenverwaltung in der Cloud ist von zwei Dingen abhängig:
- der Internetverbindung
- dem Anbieter
Denn bei einem Ausfall oder einer langsamen Internetverbindung kann der Zugriff auf Dokumente gefährdet sein. Dies kann dann die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen, insbesondere in Regionen mit unregelmäßigem oder schlechtem Internetzugang.
Ebenso müssen sich Unternehmen auf die Langlebigkeit und Zuverlässigkeit der Anbieter verlassen können. Änderungen der Dienstleistungsbedingungen, der Preispolitik oder - noch schlimmer - die Einstellung der Geschäftstätigkeit des Anbieters können erhebliche Auswirkungen auf den Zugang zu Dokumenten und die Kontinuität des Geschäftsbetriebs haben.
Bedenken hinsichtlich Sicherheit und Vertraulichkeit
Trotz der hohen Sicherheitsinvestitionen der Cloud-Anbieter besteht weiterhin das Risiko von Datenverletzungen oder Cyberangriffen. Diese Risiken werden verstärkt, wenn die Anbieter nicht den lokalen Sicherheitsstandards und -vorschriften entsprechen. Die Auswahl eines Anbieters erfordert daher eine strenge Bewertung seiner Compliance- und Sicherheitspraktiken.
Begrenzte Anpassung
Cloud-basierte Lösungen für das Dokumentenmanagement bieten im Vergleich zu standortgebundenen Systemen nur eine begrenzte Anpassungsfähigkeit. Dies liegt daran, dass die konfigurierbaren Optionen möglicherweise nicht ausreichen, um den spezifischen Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden, insbesondere von Unternehmen, die in hoch spezialisierten oder regulierten Branchen tätig sind.
PDFSmart: Das Cloud-basierte Tool für die Verwaltung von PDF-Dokumenten.
PDFSmart bietet eine komplette Suite von Werkzeugen, mit denen Sie PDFs sicher erstellen, bearbeiten, signieren und weitergeben können. Und das direkt online, ohne Softwareinstallation. So können Sie PDFs von Grund auf neu erstellen oder andere Dateiformate in PDF umwandeln. Außerdem können Sie PDF-Dokumente bearbeiten (zusammenführen, teilen, drehen, komprimieren, sichern...). Aber eine der Hauptfunktionen von PDFSmart ist und bleibt sein Computertool für elektronische Signaturen.
Und das alles auf völlig papierlose Weise. Darüber hinaus erleichtert PDFSmart das Speichern und Weitergeben von PDF-Dokumenten mithilfe eines Cloud-Speicherdienstes wie Google Drive, Box, Dropbox usw.
PDFSmart ist nicht nur zugänglich und einfach zu bedienen, sondern auch sicher. Jede PDF-Datei, die Sie auf die Plattform hochladen, ist durch ein hochwertiges Verschlüsselungssystem geschützt. Sie können beruhigt jede Art von Dokument bearbeiten, selbst die vertraulichsten.
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