Die elektronische Dokumentenverwaltung (DMS) stellt Unternehmen oft vor große Herausforderungen. Die Suche nach einer bestimmten Information, die Änderung eines Dokuments, die richtige Archivierung... All das sind wichtige, aber zeitraubende und komplexe Aufgaben. Glücklicherweise bieten Fortschritte in der künstlichen Intelligenz effektive Managementlösungen, um diese Prozesse zu automatisieren und zu verbessern. Erfahren Sie, wie KI Ihr Dokumentenmanagement durch intelligente Datenverarbeitung verändern kann!
Herausforderungen für das Dokumentenmanagement in Unternehmen
Hohes Dokumentenvolumen
Täglich verarbeiten Unternehmen Hunderte oder sogar Tausende von PDF-Dateien. Doch egal, ob es sich um Verträge, Rechnungen, Briefe oder Berichte handelt, diese manuelle Bearbeitung ist zeitaufwendig und bindet interne Ressourcen, die besser genutzt werden könnten.
Probleme bei der Bearbeitung und Zugänglichkeit
Viele PDF-Dateien oder Papierdokumente sind aufgrund ihres Formats online nicht zugänglich und können nicht bearbeitet werden. Dies erschwert also ihre Durchsicht, Bearbeitung und damit auch ihre Verwaltung…
Zeitverlust durch sich wiederholende Aufgaben
Das Konvertieren von Dateien, das manuelle Sortieren von Ordnern oder die Suche nach Informationen sind allesamt wiederkehrende Aufgaben, die den Arbeitsfluss verlangsamen. Der Grund: Sie verbrauchen wertvolle Zeit, die für wertschöpfende Aufgaben genutzt werden könnte.
Risiko menschlicher Fehler
Schließlich setzt die manuelle Verwaltung von PDFs Unternehmen der Gefahr menschlicher Fehler aus, wie z. B. einer fehlerhaften Datenextraktion oder Eingabefehlern. Diese können nicht nur Projekte verzögern, sondern auch kostspielige Konsequenzen nach sich ziehen, insbesondere in den Bereichen Finanzen oder Recht.
Die Vorteile von KI in der Dokumentenverwaltung
Verbesserung der Geschäftsprozesse
Einer der größten Vorteile von KI im beruflichen Kontext ist ihre Fähigkeit, sich wiederholende und zeitraubende Aufgaben zu automatisieren. Dank ihrer leistungsstarken Algorithmen kann sie Dateien in Sekundenschnelle konvertieren, sortieren oder nach Informationen suchen. So können Teams mehr Zeit für strategische und wertschöpfende Tätigkeiten aufwenden.
Bessere Entscheidungsfindung
KI-Lösungen verarbeiten nicht nur Dateien, sie verstehen auch deren Inhalt. Mithilfe fortschrittlicher Technologien wie Natural Language Processing (NLP) und Optical Character Recognition (OCR) kann KI selbst aus komplexen oder unstrukturierten Dokumenten kontextbezogene Daten extrahieren. Dies ermöglicht eine präzise prädiktive Analyse und einen echten Prognoseassistenten!
Mehr Sicherheit und Compliance
Durch die Reduzierung menschlicher Eingriffe verringert KI das Risiko falscher Eingaben oder ungenauer Datenextraktionen. Darüber hinaus enthalten neue KI-gestützte Tools häufig Funktionen zur Überprüfung und Einhaltung von Vorschriften, um Bedrohungen zu erkennen und die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO in Europa zu gewährleisten.
Flexibilität und Skalierbarkeit
KI-Lösungen sind so konzipiert, dass sie sich an die spezifischen Bedürfnisse jeder Organisation anpassen lassen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Ob es nun darum geht, eine wachsende Anzahl von Dateien zu verwalten oder die speziellen Anforderungen von Bereichen wie Personal, Finanzen oder Recht zu erfüllen - KI bietet eine beispiellose Flexibilität.
Konkrete Anwendungsfälle für die Anwendung von KI auf PDFs
Intelligente Extraktion von Daten
Eine der häufigsten Anwendungen von KI im DMS ist die Extraktion von Informationen. Und zwar mithilfe fortschrittlicher Technologien wie der optischen Zeichenerkennung (OCR). Mithilfe von OCR können Sie gescannte Dokumente analysieren, den Textinhalt extrahieren und Schlüsselinformationen indexieren. Mit anderen Worten: Sie können ein PDF-Dokument in verwertbare Daten umwandeln und diese dann intelligent klassifizieren.
Schnelle Suche in großen Dateien
Das Auffinden bestimmter Informationen in einem Dokument war noch nie so einfach wie mithilfe von KI. Denn mit diesen intelligenten Lösungen lassen sich bestimmte Schlüsselwörter oder Sätze in umfangreichen PDFs schnell identifizieren.
Einfaches Umwandeln und Bearbeiten
Künstliche Intelligenz ermöglicht die Umwandlung von PDF-Dateien in bearbeitbare Formate wie Word oder Excel. Darüber hinaus vereinfacht sie auch häufige Vorgänge wie das Zusammenführen, Teilen oder Bearbeiten von Dokumenten.
Analyse und Verarbeitung komplexer PDFs
Mithilfe von KI können Sie PDF-Dokumente automatisch analysieren und nach ihrem Inhalt sortieren. Außerdem kann KI, wie bereits erwähnt, die Konformität von Dokumenten wie Rechnungen oder Verträgen überprüfen.
Die von PDFSmart angebotenen Lösungen zur Optimierung der PDF-Verwaltung
Die PDFSmart-Funktionen zur Verbesserung des Dokumentenmanagements sind zahlreich. Zunächst einmal gibt es die Bearbeitungsfunktion, mit der Sie eine PDF-Datei bearbeiten, zusammenführen, teilen, komprimieren oder drehen können. Mit der Konvertierungsfunktion können Sie PDF-Dateien in Word, PowerPoint, Excel, JPG, PNG oder TIFF umwandeln. Eine der wichtigsten Funktionen von IA ist die OCR-Texterkennung. Diese ermöglicht eine schnelle und präzise Extraktion von Daten aus gescannten Dateien.
Wir bei PDFSmart wissen, dass eine einfache Bedienung für Profis von entscheidender Bedeutung ist. Deshalb ist unsere Benutzeroberfläche so gestaltet, dass sie eine flüssige Navigation und einen schnellen Zugriff auf alle Funktionen bietet. So können Sie Ihre Aufgaben mühelos erledigen, auch wenn Sie kein Experte für digitale Werkzeuge sind.
Und schließlich steht bei PDFSmart die Sicherheit Ihrer Daten an erster Stelle. Unsere Online-Plattform erfüllt daher die höchsten Standards für den Schutz sensibler Informationen, z. B. durch Datenverschlüsselung.
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