Obwohl das Gesundheitswesen in Bezug auf technische Innovationen führend ist, tut es sich schwer, den digitalen Wandel zu vollziehen. Ein Beweis dafür ist, dass weniger als die Hälfte der HLS-Führungskräfte eine digitale Transformation eingeleitet haben (44 %). Dennoch sind sie von den Vorteilen der Digitalisierung überzeugt, insbesondere von der Verbesserung des Dokumentenmanagements (26% der Befragten), der Senkung der Betriebskosten (17%) und dem Zugriff auf Gesundheitsdaten in Echtzeit (17%). Erfahren Sie, warum und wie Sie Ihre Prozesse mit PDFSmart im Gesundheitswesen digitalisieren können!
Warum das Gesundheitswesen digitalisieren?
Vereinfachung der Verwaltungsabläufe
Im medizinischen Bereich ist die schnelle und genaue Bearbeitung von Dokumenten von entscheidender Bedeutung. Die manuelle Eingabe und Übertragung von Daten ist jedoch mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Die Digitalisierung von Dokumentenströmen mithilfe von Tools wie PDFSmart macht das Ausfüllen, Bearbeiten und Weiterleiten von PDF-Dateien zum Kinderspiel. So können Sie schneller und effizienter arbeiten und gleichzeitig den Stress und die psychische Belastung des Gesundheitspersonals reduzieren.
Reduzieren Sie das Risiko von Fehlern
Fehler in der Dokumentation können schwerwiegende Folgen haben, die von Zeitverlust bis hin zur Gefährdung von Patienten reichen. Schätzungen zufolge belaufen sich die Kosten für Gesundheitseinrichtungen aufgrund dieser Fehler auf rund 20 Milliarden US-Dollar pro Jahr. Die Genauigkeit, die das Scannen von Dokumenten mit sich bringt, reduziert diese Risiken erheblich. Sie eliminieren potenzielle manuelle Fehler bei der Eingabe von medizinischen Daten und der Verwaltung von Patientenakten.
Verbessern Sie die Patientenerfahrung
Laut dem Medscape Physician Compensation Report aus dem Jahr 2022 verbringt ein Angehöriger des Gesundheitswesens durchschnittlich mehr als 15 Stunden pro Woche mit Papierkram. Und diese Zeit nimmt von Jahr zu Jahr zu, wodurch die Aufmerksamkeit von der Patientenversorgung abgelenkt wird. Der Einsatz digitaler Tools wie PDFSmart entlastet Gesundheitsfachkräfte von diesen administrativen Aufgaben. Ärzte, Administratoren und andere Praktiker können mehr Zeit für das aufwenden, was wirklich zählt: ihre Patienten und deren Versorgung.
Halten Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ein
Das Gesundheitssystem ist ein regulierter Sektor. Daher muss das Dokumentenmanagement sicher sein und den HIPAA-Vorschriften entsprechen. PDFSmart verwendet zum Beispiel ein Verschlüsselungssystem für starken Schutz und Vertraulichkeit. Und sobald ein Dokument fertiggestellt und signiert ist, können es dank strenger Zugriffskontrollen nur autorisierte Personen einsehen.
5 Vorteile von PDFSmart im Gesundheitswesen
1. Vereinfachen Sie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten.
Im Gesundheitswesen ist die gemeinsame Nutzung von Dokumenten (Medikamentenrezept, Kostenübernahme, Patientenakte ...) üblich. PDFSmart vereinfacht diesen Prozess durch seine fortschrittlichen Komprimierungs- und Konvertierungsfunktionen.
Zunächst einmal ist nur das PDF-Format universell kompatibel und stabil. Durch die Konvertierung von Dateien verschiedener Formate (Word, PowerPoint, Excel ...) in PDF stellt PDFSmart also sicher, dass sie auf allen Geräten kompatibel sind. So beseitigen Sie die Probleme, die durch die Inkompatibilität anderer Formate entstehen, und erleichtern die Arbeit im Team.
Darüber hinaus sind manche PDF-Dokumente zu groß. Diese großen Dateien verlangsamen oder verhindern den Austausch, insbesondere per E-Mail. Mit dem Komprimierungswerkzeug von PDFSmart können Sie die Größe dieser Dateien reduzieren.
Praktischer Tipp: Führen Sie eine Routine ein, bei der die Dokumente vor dem Versand in PDF umgewandelt und anschließend komprimiert werden, um einen reibungslosen Austausch zu gewährleisten.
2. Verbessern Sie die Nachverfolgung von Überarbeitungen.
Die Bearbeitungsfunktionen von PDFSmart ermöglichen es jedem Mitglied des medizinischen Teams, eine PDF-Datei zu kommentieren. So können Sie eine Krankenakte kommentieren und diese Kommentare dann für den Rest des Teams sichtbar und nachvollziehbar machen. So wird die Zusammenarbeit erleichtert!
Praktischer Tipp: Verwenden Sie Farbcodes für die Anmerkungen, um die Beiträge der einzelnen Mitglieder schnell zu erkennen.
3. Sparen Sie Zeit bei den Unterschriften.
Herkömmliche Prozesse zum Signieren von Dokumenten können langsam und zeitaufwendig sein. PDFSmart löst dieses Problem durch die elektronische Signatur. Schluss mit unnötigem Drucken und Scannen! PDF-Dateien können mit wenigen Klicks versendet und digital signiert werden, wodurch Genehmigungen und Behördengänge beschleunigt werden.
Praktischer Tipp: Planen Sie automatische Benachrichtigungen ein, um den Fortschritt des Prozesses zu verfolgen und die Unterzeichner bei Bedarf erneut anzusprechen.
4. Sichern Sie den Austausch ab
Sicherheit ist oberstes Gebot, vor allem im regulierten Gesundheitswesen, wo sensible Daten geschützt werden müssen. PDFSmart gewährleistet diese Sicherheit über mehrere Funktionen.
Zunächst einmal werden alle in PDFSmart importierten Dokumente mithilfe der Protokolle AES und ARC4 verschlüsselt. Auch die digitale Speicherung der Dateien entspricht dem HIPAA-Standard und dem Schutz vor Sicherheitslücken.
Darüber hinaus schützt PDFSmart Ihre Dokumente durch die Option der Passwortsperre. Diese verhindert ungewollte Zugriffe und stellt sicher, dass nur berechtigte Personen auf kritische Informationen zugreifen können.
Praktischer Tipp: Führen Sie eine strenge Richtlinie für den Schutz von Dokumenten ein. Diese sollte die konsequente Verwendung von Passwörtern für sensible Dokumente und eine klare Definition der Zugriffsrollen jedes Mitarbeiters beinhalten.
5. Erstellen Sie Patientenformulare.
Aufnahmeformulare, Standarddokumente, die Patienten vor einem Arzttermin ausfüllen müssen, sind sowohl für Patienten als auch für das medizinische Personal lästig. Der Grund dafür ist, dass sie meist vom Patienten handschriftlich ausgefüllt und dann vom medizinischen Team entschlüsselt und digital neu eingegeben werden. Mit PDFSmart können Sie elektronische Formulare erstellen, die online ausgefüllt werden können. So reduzieren Sie die Bearbeitungszeit und die Fehler, die mit der manuellen Eingabe verbunden sind.
Praktischer Tipp: Integrieren Sie die Verwendung elektronischer Formulare in den Prozess der Patientenaufnahme.
PDFSmart im Gesundheitswesen, Fazit
PDFSmart revolutioniert das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen. Wie geht das? Indem es die Erstellung von Formularen, die Zusammenarbeit über Anmerkungen, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und deren Sicherung vereinfacht. Und das über eine hohe Zugänglichkeit und eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche.
Mit der Einführung von PDFSmart tun Sie mehr, als nur Ihre Prozesse zu digitalisieren; Sie investieren in eine Lösung, die das Leben des Gesundheitspersonals und der Patienten gleichermaßen unterstützt und verbessert. Gehen Sie mit PDFSmart selbstbewusst und effizient den Weg in die Digitalisierung!
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