Obwohl das Recht ein traditioneller Bereich ist, steht auch er dem digitalen Wandel gegenüber. Allerdings ist eine Kluft zwischen dem Bewusstsein für die notwendige Digitalisierung und der Realität vor Ort festzustellen. So sind nur 18 % der Rechtsabteilungen der Meinung, dass sie sich auf einem fortgeschrittenen Stand der Digitalisierung befinden, während 50 % diesen als gering einschätzen. Erfahren Sie, wie die Software PDFSmart im Rechtswesen Ihre Dokumentenerstellung und -verwaltung verändern kann!
1- Sparen Sie Zeit!
Juristen jonglieren täglich mit Verträgen, notariellen Urkunden oder auch Berichten. Diese Papierverwaltung ist zeitraubend. Mit PDFSmart können Sie in nur wenigen Minuten eine PDF-Datei erstellen, bearbeiten, freigeben und unterschreiben lassen. Und das umso mehr mit unseren juristischen Vorlagen und unserer mobilen App.
Unsere integrierte Texterkennungsfunktion (OCR) erleichtert zudem das Auffinden von bestimmten Klauseln. Denn die meisten juristischen Aufgaben beinhalten den Empfang von gedruckten oder gescannten Medien. Dann müssen wichtige Informationen oft in einer anderen Branchensoftware (DMS, ERP, CRM...) gesucht und neu geschrieben werden. Die OCR-Technologie löst dieses Problem. Sie identifiziert Textbereiche, extrahiert sie und wandelt sie in digitalen Text um. So können Sie diesen Textinhalt kopieren, durchsuchen, bearbeiten oder in anderer Geschäftssoftware wiederverwenden.
2- Einfacher zusammenarbeiten
Im Rahmen eines Rechtsstreits oder einer Verhandlung werden viele Dokumente ausgetauscht, die eine fehlerfreie Genauigkeit erfordern. PDFSmart ermöglicht Ihnen eine effiziente Zusammenarbeit dank seiner Tools für Anmerkungen und die Verfolgung von Überarbeitungen. Anwälte, Juristen und Geschäftspartner können so Kommentare direkt in PDFs einfügen. Denken Sie daran, einen Farbcode zu übernehmen, um die Anmerkungen der verschiedenen Beteiligten zu unterscheiden. Die Kommunikation wird dadurch nur noch flüssiger und transparenter.
3- Erleichtern Sie das Teilen und Versenden.
Nur das PDF-Format ist universell kompatibel und stabil. Durch die Konvertierung von Dateien verschiedener Formate (Word, PowerPoint, Excel...) in PDF stellt PDFSmart also sicher, dass sie auf allen Geräten kompatibel sind.
Außerdem sind notarielle Urkunden, Plädoyers und andere Berichte im PDF-Format oft sehr umfangreich. Dieses hohe Gewicht macht es schwierig, sie weiterzugeben, insbesondere per E-Mail. Mit der Komprimierungsfunktion von PDFSmart können Sie die Größe von PDF-Dateien reduzieren und gleichzeitig ihre Qualität erhalten. So versenden Sie Ihre Dokumente nicht nur einfacher, sondern Ihr Empfänger kann sie auch schneller herunterladen und archivieren, ohne zu viel Speicherplatz zu verbrauchen.
4- Sichern Sie Vereinbarungen ab.
Sicherheit hat im Rechtswesen oberste Priorität. PDFSmart schützt Ihre Dateien mit einer starken Verschlüsselung. So werden Ihre Verträge, Kundenakten und andere kritische PDF-Dokumente verschlüsselt, um absolute Vertraulichkeit zu gewährleisten. Darüber hinaus gewährleistet PDFSmart die Rückverfolgbarkeit und Konformität von Dokumenten und erfüllt damit die DSGVO-Normen und die Anforderungen zum Schutz sensibler Daten.
Schließlich bietet unsere Software eine Passwortsperrfunktion. Diese kontrollierten Zugriffe machen das PDF-Dokument nur für autorisierte Parteien zugänglich. So schränken Sie das Risiko ein, dass vertrauliche Daten durchsickern oder dass unbefugte Dritte die Dateien verändern
5- Beschleunigung von Signaturen
Herkömmliche Unterschriftenprozesse beinhalten Ausdrucke, Scans, Postsendungen und physische Termine, die das Geschäft verlangsamen? Mit der elektronischen Signaturfunktion von PDFSmart bringen Sie Ihre Verträge mit wenigen Klicks zum Unterschreiben. Dann können Sie Dokumente zur elektronischen Unterschrift an alle Beteiligten versenden, bis zu einer Höchstzahl von 15 Unterzeichnern. Und zwar unabhängig davon, ob es sich um interne oder externe Unterzeichner Ihrer Kanzlei handelt.
6- Schützen Sie die Umwelt.
Einer der größten Vorteile der Entmaterialisierung liegt in der Reduzierung des CO2-Fußabdrucks von Unternehmen. Die DEFRA-Datenbank (Department for Environment, Food and Rural Affairs) zeigt, dass die Herstellung einer Tonne Papier 919,4 kgCO2e verursacht, wenn es sich nicht um Recyclingpapier handelt. Der erste Ansatzpunkt zur Reduzierung des Papierverbrauchs besteht also darin, papierlose Dokumente anzustreben und dabei digitale Formate und PDFSmart zu bevorzugen.
Schlussfolgerung
Mit seiner einfachen Handhabung und der intuitiven Benutzeroberfläche erleichtert PDFSmart die digitale Transformation im Rechtswesen. Egal, ob Sie eine Anwaltskanzlei, eine Rechtsabteilung oder ein Notar sind, dieses Online-Tool lässt sich problemlos in Ihre Prozesse integrieren. Und das unabhängig davon, wie viel Erfahrung Sie mit der Digitalisierung haben.
Mit PDFSmart verabschieden Sie sich von komplexer Bürokratie und profitieren von einem schnellen, reibungslosen und umweltfreundlichen Dokumentenmanagement. Warum probieren Sie es nicht gleich aus? Nutzen Sie unsere 7-tägige Testversion, um die zahlreichen Funktionen unseres Tools (Bearbeiten, Konvertieren, Zusammenführen, Teilen, Komprimieren ...) selbst auszuprobieren. Und entdecken Sie, wie es Ihren Arbeitsalltag verändern kann.
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