Zerstreute Teams, kurze Fristen und Informationsüberlastung können die Produktivität bremsen. Dann wird es entscheidend, Lösungen zu finden, die die Zusammenarbeit erleichtern und die Effizienz von Teams steigern. Eine davon ist PDFSmart. Dieses Online-Tool optimiert die Zusammenarbeit, indem es den Austausch von Dokumenten reibungslos und sicher gestaltet. Entdecken Sie 4 Möglichkeiten, wie Sie mit PDFSmart die Teamarbeit optimieren können!
1. Vereinfachen Sie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten.
Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Der Grund dafür ist, dass die verwendeten Formate nicht immer mit allen Plattformen kompatibel sind. Mit anderen Worten: Je nachdem, mit welchem Tool Sie eine Datei öffnen, kann es zu unterschiedlichen Versionen kommen. Nur das PDF-Format ist universell kompatibel. Außerdem sind manche PDF-Dokumente zu groß. Diese großen Dateien verlangsamen oder verhindern den Datenaustausch.
Mit PDFSmart lassen sich diese Unannehmlichkeiten vermeiden. Wie das geht? Dank seiner Komprimierungs- und Konvertierungsfunktionen. Durch die Konvertierung von Dateien (Word, PowerPoint, Excel...) in das PDF-Format wird sichergestellt, dass sie mit allen Systemen und Geräten kompatibel sind. So beseitigen Sie Probleme, die durch die Inkompatibilität mit anderen Formaten entstehen, und erleichtern die Arbeit im Team. Die Komprimierung wiederum ermöglicht es, die Größe großer PDF-Dateien zu verringern und gleichzeitig ihre Qualität zu erhalten. Dies erleichtert den Versand per E-Mail oder über Austauschplattformen.
Praktischer Tipp: Führen Sie eine Routine ein, damit gemeinsam genutzte Dokumente vor dem Versand in PDF umgewandelt und komprimiert werden. Dies gewährleistet einen reibungslosen Austausch zwischen den Teams und stärkt den kollektiven Zusammenhalt.
2. Verbessern Sie die Nachverfolgung von Überarbeitungen
Die Verwaltung von Rückmeldungen und Korrekturen kann schnell Kopfzerbrechen bereiten, vor allem wenn es mehrere Mitwirkende gibt. Ohne ein klares Anmerkungssystem steigt das Risiko von Fehlern, mehreren Versionen und Missverständnissen. Dadurch verlängert sich die Zeit bis zur Fertigstellung eines gemeinsamen Projekts und die Leistung der Teams wird gebremst.
PDFSmart ermöglicht es Ihnen, die Überarbeitungen mithilfe flüssiger Anmerkungs- und Kommentarfunktionen zu verfolgen. Jedes Teammitglied kann seine Anmerkungen, Vorschläge oder Korrekturen direkt in das freigegebene Dokument einfügen, ohne die Originalversion zu verschlechtern. Ihr Team bleibt während des gesamten Überarbeitungsprozesses synchronisiert.
Praktischer Tipp: Verwenden Sie Farbcodes für Anmerkungen, um schnell zu erkennen, wer welche Anmerkungen gemacht hat. Achten Sie auch darauf, eine klare Reihenfolge für die Bearbeitung der Überarbeitungen festzulegen. Dies ermöglicht eine effektive Teamarbeit und verbessert die gemeinsame Leistung.
3. Sparen Sie Zeit bei den Unterschriften
Einer der großen Bremspunkte in einem teamübergreifenden Projekt ist auch das Unterschreiben von Verträgen. Zwischen Drucken, Scannen, Versenden und dann auf die Unterschrift und die Rücksendung der Dokumente warten oder gar einen gemeinsamen physischen Zeitrahmen finden, um alles manuell zu unterzeichnen, kostet Zeit. Außerdem kann dieser Prozess die Mitarbeiter von Aufgaben mit höherem Mehrwert ablenken und die Gruppendynamik verringern.
Mit PDFSmart können Sie genau diese Schritte mithilfe der elektronischen Signatur automatisieren. Schluss mit dem manuellen Hin- und Herlaufen, um Unterschriften zu erhalten. Teams können ein Dokument zur Unterschrift schicken oder es in einem einzigen Schritt unterschreiben.
Praktischer Tipp: Planen Sie automatische Benachrichtigungen ein, um den Fortschritt der Unterschriften zu verfolgen. So können Sie die Unterzeichner schnell wieder ansprechen und eine gute Teamdynamik aufrechterhalten.
4. Den Austausch sichern
Die Sicherheit der zwischen Teams ausgetauschten Informationen ist von größter Bedeutung, insbesondere in sensiblen Bereichen wie dem Finanz-, Rechts- oder Gesundheitswesen. Der Austausch von Dokumenten setzt die Teams der Gefahr von Datenlecks oder unbefugtem Zugriff aus, was sowohl die Vertraulichkeit der Informationen als auch den Ruf des Unternehmens gefährdet. Ein guter Teamzusammenhalt hängt auch von Vertrauen ab, insbesondere in Bezug auf die Sicherheit des Datenaustauschs.
PDFSmart schützt Ihre Dokumente durch Verschlüsselung und Passwortsperre. Die Verschlüsselung erhöht die Sicherheit der Informationen, während Passwörter unerwünschten Zugriff verhindern.
Praktischer Tipp: Legen Sie in Ihrem Unternehmen eine Richtlinie zum Schutz von Dokumenten fest. Dazu gehört auch die systematische Verwendung von Passwörtern für bestimmte sensible Dokumente sowie eine klare Definition der Rollen und Zugriffe jedes Mitarbeiters.
Teamarbeit optimieren
Eine PDF erstellen
Zum Abschluss
Mit verstreuten Teams, engen Terminen und einem ständigen Informationsfluss ist die Zusammenarbeit mehr denn je eine Herausforderung für Unternehmen. PDFSmart ist die Lösung, um den Zusammenhalt von Teams zu verbessern. Gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Optimierung von Überarbeitungen, Automatisierung von Signaturen, sicherer Austausch... Diese Funktionen fördern eine einfache und schnelle Teamarbeit.
Um diese Funktionen zu entdecken und die Teamarbeit zu optimieren, testen Sie PDFSmart 7 Tage lang! Sie werden sehen, wie dieses Tool die Art und Weise, wie Ihre Teams täglich zusammenarbeiten, verändern kann.