Las empresas generan y almacenan cada vez más documentos digitales. Sin embargo, la mayoría de estos archivos son difíciles de procesar... La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) permite transformar estos documentos escaneados en texto que puede editarse y consultarse, lo que facilita la gestión y la búsqueda de información. Descubra por qué y cómo puede adoptar el OCR en su empresa.
Definición de reconocimiento óptico de caracteres
El reconocimiento óptico de caracteres permite convertir documentos en formato PDF o de imagen que contengan texto en texto editable. En otras palabras, en lugar de tener que reescribir manualmente el contenido de un documento escaneado, el OCR hace todo el trabajo por usted. Identifica áreas de texto, las extrae y las convierte en texto digital. A continuación, puede copiar, buscar, modificar o reutilizar este contenido textual en otro software empresarial.
A continuación se explica cómo funciona el software de reconocimiento óptico de caracteres:
- Adquisición de archivos PDF: Escanea los documentos y los convierte en datos binarios. En otras palabras, los divide en zonas claras (el fondo, las imágenes, etc.) y zonas oscuras (las que contienen texto).
- Reconocimiento de texto: mediante un sistema de reconocimiento de patrones y formas, el software reconoce los caracteres.
- Extracción de texto: Tras el análisis, el sistema convierte los datos textuales extraídos en un archivo informático. Algunos sistemas de OCR pueden incluso crear archivos PDF con anotaciones que incluyen tanto la versión antigua como la nueva.
¿Por qué es útil para una empresa?
La mayoría de las tareas empresariales implican la recepción de soportes impresos o escaneados. Contratos, facturas, documentos legales... todos ellos son papeles cuya gestión requiere tiempo. La razón es que estos documentos requieren la intervención humana para ser utilizados correctamente. A menudo, la información importante debe buscarse y reescribirse en otro software empresarial (EDM, ERP, CRM, etc.). La tecnología OCR resuelve este problema.
Supongamos que quieres digitalizar un contrato en papel. Tienes dos opciones: o pasas incontables horas tecleándolo a mano, o lo conviertes a formato digital en sólo unos minutos utilizando la tecnología OCR.
Se utiliza principalmente para :
- Archivado: para transformar archivos en papel en bases de datos digitales accesibles con sólo pulsar un botón.
- Gestión electrónica de documentos (GED): para hacer que varios archivos PDF sean consultables y accesibles mediante pestañas de búsqueda.
- Extracción de datos: Para extraer información (nombres, números, importes, etc.) de formularios, facturas o incluso tarjetas de visita.
En resumen, el OCR permite automatizar, acelerar y optimizar la gestión de documentos digitales.
¿Cuáles son las ventajas concretas?
Mejor gestión de documentos
¿Una de las principales ventajas del OCR? Facilitar la digitalización y el archivo de documentos físicos. Gracias a esta tecnología de reconocimiento, las empresas pueden transformar sus documentos en papel en archivos digitales que permiten realizar búsquedas. Esto ahorra espacio de almacenamiento en sus oficinas, aumenta la seguridad de los datos y facilita el acceso a ellos. Sí, porque gracias al OCR se pueden realizar búsquedas por palabras clave en miles de documentos. Todo con sólo pulsar un botón.
Ahorro de tiempo
Como habrás comprobado, una de las principales ventajas del OCR es que puedes encontrar rápidamente información en grandes volúmenes de documentos. Introduzca una palabra clave y encontrará resultados relevantes en sólo unos segundos. Se acabaron las largas horas dedicadas a desplazarse por numerosas páginas PDF en busca de un único dato.
El reconocimiento óptico de caracteres también puede utilizarse para automatizar procesos como la extracción de datos. En lugar de introducir la información manualmente, los sistemas de OCR lo hacen por usted. Esto acelera el procesamiento de documentos PDF.
Seguridad y conformidad
Por último, el reconocimiento óptico de caracteres sustituye a la introducción manual de datos. De este modo, se minimizan los errores humanos, como las erratas o los descuidos.
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En conclusión
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una tecnología que no debe faltar si desea optimizar la gestión de sus documentos digitalizados. Mejora la organización, reduce el riesgo de errores y permite encontrar información rápidamente en grandes volúmenes de datos.
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