En los últimos años, la tecnología en la nube se ha convertido en imprescindible para muchas organizaciones. De hecho, el 92% de las empresas han adoptado una estrategia multicloud. Al mismo tiempo, el 80% de los empleados piden activamente compartir archivos en la nube. Y es normal, porque tiene muchas ventajas. Sin embargo, también presenta algunos retos, y es vital conocerlos para gestionarla con eficacia. Descubra las ventajas y los inconvenientes de la gestión de documentos en la nube con PDFSmart.
¿Qué es la gestión de documentos en la nube?
La gestión de documentos en la nube consiste en almacenar, gestionar y compartir archivos digitales a través de un servicio en línea. Esto contrasta con la gestión más tradicional en servidores locales o dispositivos de almacenamiento físico (disco duro, por ejemplo). Con la nube, los usuarios pueden acceder a los documentos desde cualquier lugar, siempre que dispongan de conexión a Internet. Por tanto, no hay límites geográficos.
Varias plataformas dominan el mercado de la gestión documental en la nube. Entre ellas :
- Google Drive: forma parte del paquete Google Workspace y ofrece herramientas de colaboración en tiempo real e integración con otros servicios de Google.
- Dropbox: conocido por su facilidad de uso y sus sólidas funciones para compartir archivos, Dropbox es ideal para las empresas que buscan una solución sencilla y eficaz.
- OneDrive: parte integral del ecosistema de Microsoft, OneDrive suele ser el preferido por las organizaciones que ya utilizan Microsoft Office y Teams.
- Box: Especializada en soluciones empresariales, Box ofrece funciones avanzadas de seguridad y cumplimiento para sectores regulados.
Cada una de estas plataformas ofrece ventajas únicas para optimizar la gestión electrónica de documentos digitales. Pero, ¿en qué consisten exactamente?
Ventajas de la gestión documental en la nube
Accesibilidad y trabajo colaborativo
Como hemos visto, una de las principales ventajas de la gestión documental en la nube es la accesibilidad. Se puede acceder a los documentos electrónicos desde cualquier lugar con conexión a Internet. Esto es crucial en los entornos de trabajo modernos, con teletrabajo, trabajo híbrido, viajes de negocios... En definitiva, para equipos remotos.
Flexibilidad
Las soluciones en la nube son altamente escalables. En otras palabras, puede ajustar su funcionalidad en función de sus necesidades. Por ejemplo, puede actualizar un plan de suscripción para cambiar el número de usuarios o conseguir complementos más avanzados. Y todo ello sin limitaciones de hardware. Así puede evitar costosas inversiones iniciales (compra de servidores, licencias de software, etc.) y gestionar su crecimiento como mejor le convenga.
Menores costes
Adoptar un entorno Cloud reduce los costes asociados a la gestión de los documentos de la empresa, en particular los vinculados al papel. Impresión, franqueo, archivo físico... se acabaron los tiempos de la gestión documental sin papel. Por no hablar del fin de los costes asociados al mantenimiento de los servidores y a las actualizaciones de hardware.
Proteger el medio ambiente
La gestión de documentos en la nube podría eliminar alrededor de 12,1 billones de hojas de papel utilizadas en las oficinas cada año. Más allá del papel, utilizar la nube significa decir adiós a los servidores in situ, que consumen mucha energía. Además, las aplicaciones nativas de la nube consumen menos infraestructura, espacio físico y energía por usuario. Podemos ir aún más lejos vinculando la Nube al desarrollo del teletrabajo. Esto significa menos contaminación generada por los coches, ya que las personas ya no tienen que desplazarse todos los días.
Mayor seguridad
Los proveedores de servicios en la nube están invirtiendo mucho en medidas de seguridad avanzadas. Entre ellas, la encriptación de los datos almacenados y transferidos, estrictos derechos de acceso basados en roles y sólidos protocolos de copia de seguridad y recuperación de datos en línea. Estas prácticas garantizan que los documentos confidenciales estén protegidos contra el acceso no autorizado y la pérdida de datos, creando una línea de defensa mucho más fuerte que los documentos físicos y la mayoría de los servidores locales.
Desventajas de la gestión documental en la nube
Dependencia de factores externos
La gestión de documentos en la nube depende de dos cosas:
- la conexión a internet
- el proveedor
En caso de avería o lentitud de la conexión a Internet, el acceso a los documentos puede verse comprometido. Esto puede dificultar la productividad de los empleados, especialmente en regiones donde el acceso a Internet es irregular o de mala calidad.
Del mismo modo, las empresas necesitan confiar en la continuidad y fiabilidad de los proveedores. Cualquier cambio en las condiciones del servicio, las políticas de precios o, peor aún, la quiebra de un proveedor, puede tener un impacto significativo en el acceso a los documentos y la continuidad de la actividad.
Seguridad y confidencialidad
A pesar de la fuerte inversión en seguridad por parte de los proveedores de servicios en nube, siguen existiendo riesgos de violación de datos o ciberataques. Estos riesgos se acentúan si los proveedores no cumplen las normas y reglamentos de seguridad locales. Por tanto, la elección de un proveedor requiere una evaluación rigurosa de sus prácticas de cumplimiento y seguridad.
Personalización limitada
Las soluciones de gestión documental basadas en la nube ofrecen una personalización limitada en comparación con los sistemas locales. De hecho, las opciones configurables pueden resultar insuficientes para satisfacer las necesidades específicas de las empresas, sobre todo las que operan en sectores muy especializados o regulados.
PDFSmart: la herramienta de gestión de documentos PDF en la nube
PDFSmart ofrece un conjunto completo de herramientas para crear, editar, firmar y compartir PDF con total seguridad. Todo directamente en línea, sin necesidad de instalar ningún software. Puede crear PDF desde cero o convertir otros formatos de archivo a PDF. También puede editar documentos PDF (combinar, dividir, rotar, comprimir, proteger, etc.). Pero una de las características clave de PDFSmart es su herramienta de firma electrónica.
Y todo ello sin necesidad de utilizar papel. Además, PDFSmart facilita la tarea de guardar y compartir documentos PDF mediante un servicio de almacenamiento en la nube como Google Drive, Box, Dropbox, etc.
Además de ser accesible y fácil de usar, PDFSmart es seguro. Cada archivo PDF subido a la plataforma está protegido por un sistema de cifrado de alta calidad. Puedes editar cualquier tipo de documento, incluso los más confidenciales, con total tranquilidad.
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