Aunque el Derecho es un campo tradicional, también se enfrenta a la transformación digital. Sin embargo, existe una brecha entre la concienciación de la necesidad de digitalización y la realidad sobre el terreno. Sólo el 18% de los departamentos jurídicos considera que se encuentra en un nivel avanzado de digitalización, frente al 50% que lo considera bajo. Descubra cómo el software jurídico PDFSmart puede transformar su forma de crear y gestionar documentos.
1- Ahorre tiempo
Los profesionales jurídicos hacen malabarismos a diario con contratos, actas notariales e informes. Esta gestión en papel requiere mucho tiempo. Con PDFSmart, podrá crear, editar, compartir y firmar archivos PDF en tan solo unos minutos. Más aún con nuestras plantillas jurídicas y nuestra aplicación móvil.
Nuestra función integrada de reconocimiento de texto (OCR) también facilita la localización de cláusulas específicas. La mayoría de las tareas jurídicas implican la recepción de soportes impresos o escaneados. A menudo es necesario buscar y reescribir la información importante en otro software empresarial (EDM, ERP, CRM, etc.). La tecnología OCR resuelve este problema. Identifica áreas de texto, las extrae y las convierte en texto digital. A continuación, puede copiar, buscar, modificar o reutilizar este contenido textual en otro software empresarial.
2- Colabore más fácilmente
Cuando participa en un litigio o una negociación, hay muchos documentos que intercambiar y es necesario ser absolutamente preciso. PDFSmart le permite colaborar eficazmente gracias a sus herramientas de anotación y seguimiento de revisiones. Abogados, expertos jurídicos y socios pueden añadir comentarios directamente a los PDF. No olvide utilizar un código de colores para diferenciar las anotaciones realizadas por las distintas partes implicadas. La comunicación será tanto más fluida y transparente.
3- Facilitar la compartición y el envío
Sólo el formato PDF es universalmente compatible y estable. Al convertir archivos en varios formatos (Word, PowerPoint, Excel, etc.) a PDF, PDFSmart garantiza su compatibilidad en todos los dispositivos.
Las actas notariales, los escritos y otros informes en formato PDF suelen ser muy voluminosos. Esto hace que sean difíciles de compartir, especialmente por correo electrónico. La función de compresión de PDFSmart reduce el tamaño de los archivos PDF manteniendo su calidad. No sólo podrá enviar sus documentos más fácilmente, sino que su destinatario también podrá descargarlos más rápidamente y archivarlos sin ocupar demasiado espacio de almacenamiento.
4- Acuerdos seguros
La seguridad es una prioridad en el sector legal. PDFSmart protege los archivos con un cifrado robusto. Sus contratos, archivos de clientes y otros documentos PDF críticos se cifran para garantizar una confidencialidad total. Además, PDFSmart garantiza la trazabilidad y la conformidad de los documentos, cumpliendo las normas RGPD y los requisitos de protección de datos sensibles.
Por último, nuestro software ofrece una función de bloqueo de contraseñas. Estos accesos controlados hacen que el documento PDF sólo sea accesible para las partes autorizadas. Así se reduce el riesgo de filtración de datos confidenciales y de modificación de archivos por terceros no autorizados.
5- Agilizar las firmas
Los procesos de firma tradicionales implican impresión, escaneado, envío por correo y reuniones físicas que ralentizan los negocios... Con la función de firma electrónica de PDFSmart, podrá firmar sus contratos en unos pocos clics. A continuación, puede enviar documentos para su firma electrónica a todas las partes implicadas, hasta un límite de 15 firmantes. Ya sean internos o externos a su empresa.
6- Proteger el medio ambiente
Una de las principales ventajas de la desmaterialización es la reducción de la huella de carbono de las empresas. La base de datos del DEFRA (Department for Environment, Food and Rural Affairs) revela que la producción de una tonelada de papel es responsable de la emisión de 919,4 kgCO2e cuando no se trata de papel reciclado. El primer paso para reducir el consumo de papel es, por tanto, prescindir del papel, dando preferencia al formato digital y al PDFSmart.
Conclusión
Con su facilidad de uso y su interfaz intuitiva, PDFSmart facilita la transformación digital en el sector jurídico. Ya sea un bufete de abogados, un departamento jurídico o un notario, esta herramienta en línea puede integrarse fácilmente en sus procesos. Sea cual sea su nivel de experiencia digital.
Adoptar PDFSmart significa decir adiós a las complejidades administrativas y hola a una gestión documental rápida, fluida y respetuosa con el medio ambiente. ¿Por qué no probarlo ahora? Aproveche nuestros 7 días de prueba para probar por sí mismo las numerosas funciones de nuestra herramienta (edición, conversión, fusión, división, compresión, etc.). Y descubra cómo puede transformar su forma de trabajar.
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