En España, el consumo anual de papel asciende a 8,8 millones de toneladas, es decir, 279 kilos por segundo. El papel y el cartón representan más de una cuarta parte de los residuos domésticos. Por no hablar de los costes financieros y los trastornos causados por el uso excesivo de papel de oficina. Todos estos son indicadores de que necesitamos encontrar una alternativa, y rápido. Y esa alternativa bien podría ser la digitalización. ¿Qué tal si aprendemos a reducir el papel en el lugar de trabajo con archivos PDF? Descubra por qué y cómo.
Las desventajas del papel en la empresa
Costes financieros
Los costes directos son evidentes. Pensamos inmediatamente en la compra de hojas de papel y suministros como tinta, impresoras y archivadores. El archivo físico de documentos también implica costes asociados al espacio de almacenamiento, sobre todo en estructuras de gran tamaño.
Pero con demasiada frecuencia pasamos por alto los costes indirectos asociados a la pérdida de tiempo... El tiempo dedicado a buscar documentos en los archivadores o a acumular pilas de papel. Su personal pierde productividad, lo que a su vez aumenta sus costes operativos.
Impacto medioambiental
El uso masivo de papel también contribuye a una elevada huella medioambiental. Para empezar, la producción de papel requiere un consumo excesivo de recursos naturales, sobre todo madera, agua y energía. Pero eso no es todo. Una vez utilizado, este papel a menudo se desperdicia y acaba en la basura, agravando el problema de la gestión de residuos. Este consumo excesivo es preocupante, sobre todo para el medio ambiente.
Desorganización
El papel, como soporte físico, es vulnerable a pérdidas o daños. En el mejor de los casos, esto puede provocar retrasos. Pero en el peor de los casos, puede acarrear riesgos legales y financieros.
Además, la seguridad de la información se ve comprometida con el papel. Los documentos físicos pueden perderse, ser robados o consultados sin autorización, poniendo en peligro la confidencialidad de los datos sensibles.
Desmaterialización para reducir el papel en el lugar de trabajo
Reducción de los costes operativos
La desmaterialización de documentos, en particular mediante el uso de archivos PDF, contribuye a reducir los costes antes mencionados. El coste de tramitar una factura en papel oscila entre 5 y 20 euros. En el caso de las facturas electrónicas, el coste es de 40 a 45 céntimos de euro. La desmaterialización de las facturas representa, por tanto, un ahorro medio del 50 al 75% en comparación con la tramitación en papel.
Proteger el medio ambiente
Una de las principales ventajas de la desmaterialización es la reducción de la huella de carbono de las empresas. La base de datos del DEFRA (Department for Environment, Food and Rural Affairs) revela que la producción de una tonelada de papel es responsable de la emisión de 919,4 kgCO2e cuando no se trata de papel reciclado. Por tanto, el primer paso para reducir el consum o de papel es prescindir de él, favoreciendo los formatos digitales.
Mejorar la productividad y la colaboración
La desmaterialización de los documentos facilita enormemente el trabajo en colaboración:
- Compartición instantánea de archivos PDF, ya sea entre colegas o con clientes.
- Anotaciones y revisiones sobre la marcha, sin necesidad de impresiones sucesivas.
- Búsqueda de información más sencilla gracias a las funciones de palabras clave y OCR (reconocimiento óptico de caracteres).
- Firma electrónica de contratos y acuerdos para una colaboración más rápida.
Seguridad e integridad de los documentos
Los archivos PDF ofrecen opciones avanzadas para garantizar la seguridad e integridad de los documentos. Por ejemplo, puede proteger el acceso a los archivos con contraseñas o definir permisos específicos, como restringir la impresión o la edición.
Además, las firmas digitales deben verificar la identidad de los firmantes y garantizar la integridad de los documentos para ser válidas. Estas medidas refuerzan la confidencialidad y fiabilidad de los intercambios desmaterializados.
¿Cómo integrar los archivos PDF en su trabajo diario?
Establezca políticas internas
Para fomentar la adopción de archivos PDF y reducir el uso de papel en el lugar de trabajo, es necesario establecer políticas internas claras. Para empezar, fomente el uso de archivos digitales en lugar de la impresión. Este podría ser el caso de los intercambios internos, los informes o incluso los contratos. Al mismo tiempo, es importante concienciar a los empleados de las ventajas ecológicas y económicas de esta transición. Al comprender las ventajas tangibles, como la reducción de costes y el impacto positivo en el medio ambiente, los empleados estarán más dispuestos a cambiar sus hábitos.
Modifique sus documentos PDF
Cargue su archivo PDF
Adoptar un software de gestión de PDF
Elegir la herramienta de gestión de PDF adecuada es crucial para el éxito de esta transformación. PDFSmart ofrece una gama completa de funciones: editar, fusionar, dividir, comprimir, convertir, bloquear, firmar, etc.
Gracias a una interfaz intuitiva, todo se puede hacer fácilmente y sin necesidad de conocimientos técnicos específicos. Además, nuestro editor PDF es compatible con todos los sistemas operativos (iOS, Microsoft Windows, etc.) y los principales navegadores (Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari, etc.)