Como pequeña empresa, la decisión más pequeña puede tener un gran impacto en su eficiencia y rentabilidad. Por eso debe tomar la decisión correcta, y adoptar el formato de archivo PDF en particular. Presupuestos, facturas, informes de gastos, acuerdos comerciales, formularios... Con la desmaterialización del PDF, podrá poner fin a las brechas de seguridad y a la colaboración obstaculizada por problemas técnicos. Descubra 7 ventajas concretas de utilizar el formato PDF para las pequeñas y medianas empresas.
1. Universal y accesible
PDF es un formato universal. Es decir, es aceptado por todas las herramientas y programas profesionales, a nivel regional, nacional e internacional.
Además, es compatible con todas las plataformas. Esto significa que un documento en formato PDF puede visualizarse en cualquier sistema operativo (Mac, Windows, Linux, Android, iOS, etc.). No importa qué tipo de dispositivo utilice, su destinatario podrá abrir su documento.
Como puede ver, PDF es un formato universalmente compatible para facilitar sus intercambios de documentos. Incluso en todo el mundo.
2. Estable e inalterable
El formato PDF es estable. En otras palabras, sea cual sea el documento PDF que envíe y el dispositivo o sistema operativo que utilice el destinatario para abrirlo, su archivo en formato PDF conservará el mismo aspecto visual, sin riesgo de alteración.
A diferencia de otros formatos, como Word o PowerPoint, que están sujetos a algunas variaciones, el PDF conserva sus elementos gráficos y el diseño de las páginas. Así que puede estar seguro de una comunicación fluida y profesional al eliminar los posibles problemas de formato.
3. Tamaño y peso ligeros
El formato PDF también se distingue por su capacidad de producir archivos ligeros manteniendo una calidad excelente.
Esto es especialmente ventajoso para las pequeñas y medianas empresas que necesitan gestionar eficientemente su espacio de almacenamiento. Un archivo PDF suele ocupar menos espacio que un documento Word o un formato similar. Excepto, por supuesto, en el caso de contenidos especialmente ricos en imágenes de alta resolución.
Además de ahorrar en costes de archivo (in situ o en la nube), el formato PDF también facilita el intercambio de documentos por correo electrónico. De hecho, debido a su reducido tamaño, los documentos PDF rara vez se ven afectados por los límites de tamaño impuestos por los sistemas de mensajería o las plataformas de compartición (Google Drive, Dropbox, Box, etc.). Es más, si tus archivos van a ser más pesados, nada te impide comprimirlos para reducir su tamaño.
4. Económico
El formato PDF también es ideal para las empresas con un presupuesto ajustado. Al adoptar procesos digitales, se reduce la dependencia del papel y, por tanto, los costes de impresión y almacenamiento físico. Un enfoque que no sólo es económico, sino también respetuoso con el medio ambiente.
Además, muchas herramientas asequibles, como PDFSmart, permiten crear, modificar, convertir, proteger y firmar archivos PDF en línea. No es necesario invertir en software caro.
Por último, el formato PDF simplifica los flujos de trabajo, aumentando su productividad y minimizando los costosos errores humanos.
5. Asegure
¿Sabía que las PYME y las pequeñas y medianas empresas son el blanco de los ciberataques? Por eso, proteger sus datos confidenciales es esencial.
El formato PDF ofrece funciones avanzadas para proteger sus documentos confidenciales. Con la protección por contraseña, puede restringir el acceso a archivos que contengan información confidencial, como contratos, datos financieros o información estratégica. Sólo las personas autorizadas pueden ver o modificar el archivo.
Además, el PDF lleva incorporado el cifrado, que refuerza la confidencialidad de los datos intercambiados o almacenados. Esta característica protege sus documentos frente a intentos de acceso no autorizado, al tiempo que cumple los requisitos de protección de datos sensibles.
Por último, PDF es el formato de referencia para las firmas electrónicas. Como recordatorio, estas características legales y seguras aceleran el proceso de firma, al tiempo que garantizan la autenticidad e integridad de los archivos firmados.
6. Gestión de documentos más sencilla
El formato PDF está demostrando ser un aliado ideal a la hora de simplificar la gestión de documentos para las VSE y las PYME. Herramientas como PDFSmart permiten editar y personalizar documentos PDF directamente en línea. Esta personalización garantiza una presentación pulida y profesional.
Este formato también favorece la colaboración a distancia. Los archivos PDF conservan su calidad y diseño cuando se comparten. Y herramientas como PDFSmart permiten añadir anotaciones y comentarios en tiempo real.
Con PDF, dispones de una herramienta versátil para gestionar tus documentos en función de tus proyectos profesionales.
7. Contribuir a la transición digital
Con la pandemia, la digitalización de los procesos empresariales se ha convertido en algo natural. Pero la gestión electrónica de documentos (GED) no se improvisa. En primer lugar, hay que establecer una sólida cultura digital. Luego hay que adoptar las herramientas digitales adecuadas.
Útil y fácil de aprender, PDFSmart es el software de GED ideal para las pequeñas y medianas empresas. Gracias a su accesibilidad, facilidad de uso y seguridad, le permite crear, editar, convertir y proteger archivos PDF con total tranquilidad. También ofrecemos reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y firma electrónica.
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