En tant que petite structure, la moindre décision peut avoir un lourd impact sur votre efficacité et votre rentabilité. C'est pourquoi il faut prendre la bonne décision, en adoptant notamment le format de fichier PDF. Devis, factures, notes de frais, accords commerciaux, formulaires... Avec la dématérialisation PDF, fini les failles de sécurité et les collaborations entravées par des soucis techniques. Découvrez 7 avantages concrets à l'utilisation du format PDF pour les petites et moyennes entreprises !
1. Universel et accessible
Le format PDF est un format universel. Autrement dit, il est accepté par l'ensemble des outils et logiciels professionnels, tant au niveau régional et national qu’international.
Par ailleurs, il bénéficie d'une compatibilité multiplateforme. Cela signifie qu'un document au format PDF peut être consulté sur n’importe quel système d’exploitation (Mac, Windows, Linux, Android, iOS...). Peu importe le type d’appareil utilisé, votre destinataire peut donc ouvrir votre document
Vous l'aurez compris, le PDF est un format universellement compatible pour faciliter vos échanges documentaires. Et ce, même à l'échelle du monde.
2. Stable et non modifiable
Le format PDF est stable. Autrement dit, peu importe le document PDF envoyé et l’appareil ou système d’exploitation utilisé par le destinataire pour l’ouvrir, votre fichier au format PDF conservera le même aspect visuel, sans risques d'altération.
Contrairement à d'autres formats, comme le format Word ou PowerPoint, soumis à quelques variations, le PDF préserve donc ses éléments graphiques et sa mise en page. Vous vous assurez ainsi une communication fluide et professionnelle, en éliminant les potentiels problèmes de formatage.
3. Léger en taille et poids
Le format PDF se distingue aussi par sa capacité à produire des fichiers légers tout en conservant une excellente qualité.
Cette caractéristique est particulièrement avantageuse pour les TPE et PME qui doivent gérer leur espace de stockage avec efficacité. Pour cause, un fichier PDF occupe souvent moins d'espace qu’un document Word ou dans d’autres formats similaires. Sauf dans les cas de contenus particulièrement riches en images haute résolution, bien évidemment.
Au-delà de permettre d’économiser sur les coûts d’archivage (sur site ou dans le cloud), le format PDF simplifie aussi le partage de documents par mail. En effet, avec leur taille réduite, les documents PDF sont rarement embêtés par les limites de taille imposées par les messageries ou plateformes de partage (Google Drive, Dropbox, Box...). Par ailleurs, si le poids est amené à être supérieur, rien ne vous empêche de compresser des fichiers au format PDF pour en réduire la taille.
4. Peu coûteux
Le format PDF est également idéal pour les entreprises au petit budget. Pour cause, en adoptant des processus numériques, vous diminuez votre dépendance au papier, réduisant ainsi les frais d’impression et de stockage physique. Une approche qui n’est pas seulement économique, mais également respectueuse de l’environnement.
En outre, de nombreux outils abordables, comme PDFSmart, permettent de créer, modifier, convertir, protéger et signer des fichiers PDF en ligne. Plus besoin d’investir dans des logiciels aux coûts importants.
Enfin, le format PDF simplifie les flux de travail, augmentant votre productivité et minimisant les erreurs humaines coûteuses.
5. Sécurisé
Saviez-vous que les TPE et PME sont les plus ciblées par les cyberattaques ? Dès lors, sécuriser vos données confidentielles devient essentiel.
Le format PDF offre justement des fonctionnalités avancées pour protéger vos documents sensibles. Grâce à la protection par mot de passe, vous pouvez restreindre l’accès à des fichiers contenant des informations confidentielles, telles que des contrats, des données financières ou des renseignements stratégiques. Seules les personnes autorisées peuvent alors consulter ou modifier le fichier.
En complément, le PDF possède un chiffrement intégré, renforçant la confidentialité des données échangées ou stockées. Cette fonctionnalité protège vos documents contre les tentatives d'accès non autorisé, tout en respectant les exigences de conformité en matière de protection des données sensibles.
Enfin, le PDF est le format de référence pour les signatures électroniques. Pour rappel, ces fonctionnalités légales et sécurisées accélèrent les processus de signature, tout en assurant l’authenticité et l’intégrité des fichiers signés.
6. Gestion documentaire facilitée
Le format PDF se révèle un allié de choix pour simplifier la gestion documentaire des TPE PME. Pour cause, les outils comme PDFSmart permettent de modifier et personnaliser des documents PDF directement en ligne. Cette personnalisation garantit une présentation soignée et professionnelle.
Ce format favorise également la collaboration à distance. Les fichiers PDF conservent leur qualité et leur mise en page lors du partage. Et les outils comme PDFSmart permettent d'ajouter des annotations et des commentaires en temps réel.
Avec le PDF, vous disposez donc d’un outil polyvalent pour gérer vos documents selon vos projets professionnels.
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7. Contribution à la transition numérique
Avec la pandémie, digitaliser les processus métiers est devenu une évidence. Mais une gestion électronique de documents (GED) ne s'improvise pas. Cela implique tout d'abord d'instaurer une culture digitale forte. Ensuite, vous devez adopter les bons outils numériques.
Utile et facile à prendre en main, PDFSmart est le logiciel de GED idéal pour les petites et moyennes entreprises. Grâce à son accessibilité, sa simplicité d'utilisation et sa sécurité, il permet la création, l'édition, la conversion et la protection des fichiers PDF en toute quiétude. Nous proposons également la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) et la signature électronique.