Ces dernières années, la technologie cloud est devenue un incontournable de nombreuses organisations. Ainsi, 92 % des entreprises auraient adopté une stratégie multi-cloud. Dans le même temps, 80 % des employés demanderaient activement le partage de fichiers dans le cloud. Et c’est normal, car il présente de nombreux avantages. Cependant, il présente aussi quelques défis et il est primordial de les connaître afin d’assurer une gestion efficace. Découvrez les avantages et les inconvénients de la gestion de documents dans le Cloud avec PDFSmart !
Qu'est-ce que la gestion de documents dans le Cloud ?
La gestion de documents dans le Cloud consiste à stocker, gérer et partager des fichiers numériques via un service en ligne. Elle s’oppose alors à la gestion plus classique sur serveurs locaux ou périphériques de stockage physique (disque dur, par exemple). Grâce au Cloud, les utilisateurs peuvent accéder aux documents de n’importe où, à condition d’avoir une connexion Internet. Il n’y a donc plus de limites géographiques.
Plusieurs plateformes dominent le marché de la gestion de documents dans le Cloud. On retrouve ainsi :
- Google Drive : Intégré à la suite Google Workspace, il offre des outils de collaboration en temps réel et une intégration avec les autres services de Google.
- Dropbox : Connu pour sa facilité d'utilisation et ses robustes fonctionnalités de partage de fichiers, Dropbox est idéal pour les entreprises recherchant une solution simple et efficace.
- OneDrive : Partie intégrante de l'écosystème Microsoft, OneDrive est souvent privilégié par les organisations qui utilisent déjà Microsoft Office et Teams.
- Box : Spécialisé dans les solutions pour entreprises, Box propose des fonctions avancées de sécurité et de conformité, adaptées aux secteurs réglementés.
Chacune de ces plateformes offre des avantages uniques pour optimiser la gestion électronique de documents numériques. Mais alors, quels sont-ils concrètement ?
Avantages de la gestion documentaire dans le Cloud
Accessibilité et travail collaboratif
Nous l’avons vu, l'un des principaux avantages de la gestion de documents dans le Cloud est l’accessibilité. Vous pouvez accéder aux documents électroniques depuis n'importe quel endroit pourvu d'une connexion Internet. Cette particularité est cruciale dans des contextes de travail modernes, avec le télétravail, le travail hybride, les voyages d’affaires… En résumé, pour les équipes à distance.
Flexibilité
Les solutions Cloud sont hautement évolutives. Autrement dit, vous pouvez ajuster vos fonctionnalités selon vos besoins. Vous pouvez, par exemple, mettre à niveau un plan d'abonnement pour modifier le nombre d'utilisateurs ou obtenir des modules complémentaires plus avancés. Et ce, sans aucune contrainte matérielle. Ainsi, vous déjouez l'investissement initial coûteux (achat de serveurs, de licences logicielles…) et vous gérez votre croissance selon vos envies.
Réduction des coûts
Adopter un environnement Cloud permet de réduire les coûts associés à la gestion de documents d’entreprise, notamment ceux liés au papier. Impression, envoi postal, archivage physique… C’est désormais terminé avec la gestion dématérialisée des documents. Sans compter la fin des dépenses associées à la maintenance du serveur et aux mises à niveau du matériel.
Protection de l’environnement
La gestion des documents dans le cloud pourrait éliminer environ 12,1 billions de feuilles de papier utilisées dans les bureaux chaque année. Au-delà de l’aspect papier, recourir au Cloud, c’est dire adieu aux serveurs sur site, qui sont de très gros consommateurs d’énergie. En outre, les applications natives du Cloud consomment moins d’infrastructure, d’espace physique et d’énergie par utilisateur. On peut même aller plus loin en liant le Cloud et le développement du télétravail. Cela signifie une diminution de la pollution générée par les automobiles puisque les déplacements ne sont plus quotidiens.
Sécurité renforcée
Les fournisseurs de services Cloud investissent massivement dans des mesures de sécurité avancées. Cela inclut le chiffrement des données stockées et transférées, les droits d'accès stricts basés sur les rôles, ainsi que les protocoles robustes de sauvegarde en ligne et de récupération des données. Ces pratiques garantissent donc la protection des documents sensibles contre les accès non autorisés et les pertes de données, ce qui crée une ligne de défense bien plus importante qu’avec les documents physiques et la plupart des serveurs locaux.
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Inconvénients de la gestion documentaire dans le Cloud
Dépendance à des éléments extérieurs
La gestion de documents dans le Cloud est dépendante de deux choses :
- la connexion internet
- le fournisseur
En effet, en cas de panne ou de connexion Internet lente, l'accès aux documents peut être compromis. Cela peut alors entraver la productivité des employés, surtout dans des régions où l'accès Internet est irrégulier ou de mauvaise qualité.
De même, les entreprises doivent compter sur la pérennité et la fiabilité des fournisseurs. Tout changement dans les conditions de service, les politiques de prix, ou pire, une cessation d'activité du fournisseur, peut avoir des répercussions significatives sur l'accès aux documents et sur la continuité des affaires.
Préoccupations en matière de sécurité et de confidentialité
Malgré les forts investissements en sécurité des fournisseurs de Cloud, les risques de violations de données ou de cyberattaques existent toujours. Ces risques sont accentués si les fournisseurs ne sont pas conformes aux normes et réglementations de sécurité locales. Le choix d'un fournisseur nécessite donc une évaluation rigoureuse de ses pratiques de conformité et de sécurité.
Personnalisation limitée
Les solutions de gestion documentaire dans le Cloud offrent une personnalisation limitée comparativement aux systèmes sur site. En effet, les options configurables peuvent être insuffisantes pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises, en particulier celles qui opèrent dans des secteurs hautement spécialisés ou réglementés.
PDFSmart : l’outil de gestion de documents PDF dans le Cloud
PDFSmart offre une suite complète d'outils pour créer, éditer, signer et partager des PDF en toute sécurité. Et ce, directement en ligne, sans installation logicielle. Vous pouvez ainsi créer des PDF à partir de zéro ou convertir d'autres formats de fichiers en PDF. Vous pouvez également éditer des documents PDF (fusionner, diviser, pivoter, compresser, sécuriser…). Mais l'une des fonctionnalités phares de PDFSmart reste son outil informatique de signatures électroniques.
Et tout ça, de manière totalement dématérialisée. Par ailleurs, PDFSmart facilite l'enregistrement et le partage de documents PDF à l'aide d'un service de stockage dans le cloud tel que Google Drive, Box, Dropbox, etc.
En plus d’être accessible et simple d’utilisation, PDFSmart est sécurisé. Chaque fichier PDF téléchargé sur la plateforme est protégé par un système de cryptage de haute qualité. Vous pouvez sereinement éditer tout type de document, même les plus confidentiels.
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