Bien qu'il soit à la pointe en matière d'innovation technique, le secteur de la santé publique peine à prendre le virage numérique. Pour preuve, moins de la moitié des leaders HLS ont entamé une transformation digitale (44 %). Pourtant, ces derniers sont convaincus des avantages de la digitalisation, notamment au service de l'amélioration de la gestion documentaire (pour 26 % des répondants), la réduction des coûts d'exploitation (17 %) et l'accès aux données de santé en temps réel (17 %). Découvrez pourquoi et comment digitaliser vos processus avec le logiciel PDFSmart dans la santé !
Pourquoi digitaliser le secteur de la santé ?
Simplifier les formalités administratives
Dans le monde médical, le traitement rapide et précis des documents est crucial. Or, la saisie et le transfert manuels de données entraînent une véritable lourdeur administrative. La numérisation des flux de documents, via des outils comme PDFSmart, permet de remplir, éditer et partager un fichier PDF en toute simplicité. Vous gagnez ainsi en rapidité et efficacité, réduisant par la même occasion le stress et la charge mentale des professionnels de santé.
Réduire les risques d'erreur
Les erreurs documentaires peuvent avoir des conséquences graves, allant de la perte de temps à la mise en danger des patients. On estime ainsi le coût de ces erreurs à environ 20 milliards de dollars par an pour les établissements de santé. La précision apportée par la numérisation des documents réduit significativement ces risques. Pour cause, vous éliminez les erreurs manuelles potentielles dans la saisie des données médicales et la gestion des dossiers médicaux des patients.
Améliorer l’expérience des patients
Selon le Medscape Physician Compensation Report de 2022, un professionnel de santé consacre en moyenne plus de 15 heures par semaine à la paperasse. Et ce temps augmente d'année en année, détournant l'attention des soins aux patients. L'utilisation d’outils digitaux comme PDFSmart décharge les professionnels de santé de ces tâches administratives. Médecins, administrateurs et autres praticiens peuvent consacrer plus de temps à ce qui compte vraiment : leurs patients et leurs soins.
Respecter la conformité réglementaire
Le système de santé est un secteur réglementé. C’est pourquoi, la gestion documentaire doit être sécurisée et conforme aux réglementations HIPAA. PDFSmart utilise, par exemple, un système de cryptage pour une protection et une confidentialité fortes. De plus, une fois un document terminé et signé, seules les personnes autorisées peuvent le consulter grâce à un contrôle d’accès strict.
5 avantages de PDFSmart dans la santé
1. Simplifier le partage de documents
Dans le secteur de la santé, les partages de documents (ordonnance de médicaments, prise en charge, dossier médical patient…) sont courants. PDFSmart simplifie ce processus grâce à ses fonctionnalités avancées de compression et de conversion.
Pour commencer, seul le format PDF est universellement compatible et stable. En convertissant des fichiers de divers formats (Word, PowerPoint, Excel…) en PDF, PDFSmart garantit donc leur compatibilité sur tous les appareils. Vous éliminez ainsi les problèmes liés à l’incompatibilité des autres formats et facilitez le travail en équipe.
Par ailleurs, certains documents PDF sont trop lourds. Ces fichiers volumineux ralentissent ou empêchent les échanges, notamment par mail. L’outil compression de PDFSmart permet de réduire la taille de ces fichiers.
Conseil pratique : Instaurez une routine de conversion en PDF, puis de compression avant envoi, afin d’assurer une fluidité dans les échanges.
2. Améliorer le suivi des révisions
Les fonctionnalités d'édition de PDFSmart permettent à chaque membre de l'équipe médicale d’annoter un PDF. Vous pouvez ainsi commenter un dossier médical, puis rendre ces commentaires visibles et traçables par le reste de l’équipe. De quoi faciliter la collaboration !
Conseil pratique : Utilisez des codes couleurs pour les annotations afin d’identifier rapidement les contributions de chaque membre.
3. Gagner du temps dans les signatures
Les processus traditionnels de signature de documents peuvent être lents et fastidieux. PDFSmart résout ce problème grâce à la signature électronique. Fini les impressions et scans inutiles ! Les fichiers PDF peuvent être envoyés et signés numériquement en quelques clics, accélérant les approbations et les formalités administratives.
Conseil pratique : Programmez des notifications automatiques pour suivre l'avancement du processus et relancer les signataires si nécessaire.
4. Sécuriser les échanges
La sécurité est primordiale, surtout dans le secteur de la santé, un secteur réglementé où les données sensibles doivent être protégées. PDFSmart assure cette sécurité via plusieurs fonctionnalités.
Tout d’abord, tous les documents importés dans PDFSmart sont chiffrés grâce aux protocoles AES et ARC4. De même, le stockage numérique des fichiers respecte la norme HIPAA et de protection contre les failles de sécurité.
Par ailleurs, PDFSmart protège vos documents grâce à l’option de verrouillage par mot de passe. Cette dernière empêche les accès non désirés et garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations critiques.
Conseil pratique : Mettez en place une politique stricte de protection des documents. Cette dernière doit inclure l'utilisation systématique de mots de passe pour les documents sensibles et la définition claire des rôles d’accès de chaque collaborateur.
5. Créer des formulaires patients
Les formulaires d’admission, documents standard que les patients doivent remplir avant un rendez-vous médical, sont fastidieux pour les patients comme pour le personnel médical. Pour cause, ils sont le plus souvent remplis à la main par le patient, puis déchiffrés et ressaisis numériquement par l’équipe médicale. PDFSmart permet de créer des formulaires électroniques remplissables en ligne. Vous réduisez ainsi le temps de traitement et les erreurs associées à la saisie manuelle.
Conseil pratique : Intégrez l'utilisation de formulaires électroniques dans le processus d'admission des patients.
PDFSmart dans la santé, conclusion
PDFSmart révolutionne la gestion documentaire dans le secteur de la santé. Comment ? En simplifiant la création de formulaires, la collaboration via les annotations, le partage de documents et leur sécurisation. Et ce, via une grande accessibilité et une interface simple d’utilisation.
En adoptant PDFSmart, vous faites bien plus que simplement digitaliser vos processus ; vous investissez dans une solution qui soutient et améliore la vie du personnel de santé, comme des patients.
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