Bien que le droit soit un domaine traditionnel, il fait lui aussi face à la transformation numérique. Cependant, on remarque un fossé entre la prise de conscience d’une nécessaire digitalisation et la réalité du terrain. Ainsi, seules 18 % des directions juridiques estiment qu’elles sont à un niveau avancé de digitalisation contre 50 % qui le jugent faible. Découvrez comment le logiciel PDFSmart dans le juridique peut transformer votre création et gestion de documents !
1- Gagner du temps
Les professionnels du droit jonglent quotidiennement avec des contrats, des actes notariés ou encore des rapports. Cette gestion papier est chronophage. Grâce à PDFSmart, vous pouvez créer, éditer, partager et faire signer un fichier PDF en quelques minutes seulement. Et ce, d’autant plus avec nos modèles juridiques et notre application mobile.
Notre fonction de reconnaissance de texte (OCR) intégrée facilite également la localisation des clauses spécifiques. En effet, la plupart des tâches juridiques impliquent la réception de médias imprimés ou scannés. Il faut alors souvent rechercher et réécrire les informations importantes sur un autre logiciel métier (GED, ERP, CRM…). La technologie OCR résout ce problème. Elle identifie les zones de texte, les extrait et les convertit en texte numérique. Vous pouvez ainsi copier, rechercher, modifier ou réutiliser ce contenu textuel dans d'autres logiciels métiers.
2- Collaborer plus facilement
Dans le cadre d’un litige ou d’une négociation, les échanges de documents sont nombreux et nécessitent une précision sans faille. PDFSmart vous permet de collaborer efficacement grâce à ses outils d’annotation et de suivi des révisions. Avocats, juristes et partenaires peuvent ainsi ajouter des commentaires directement sur les PDF. Pensez à adopter un code couleur pour différencier les annotations des différents intervenants. La communication n’en sera que plus fluide et transparente.
3- Faciliter le partage et les envois
Seul le format PDF est universellement compatible et stable. En convertissant des fichiers de divers formats (Word, PowerPoint, Excel…) en PDF, PDFSmart garantit donc leur compatibilité sur tous les appareils.
Par ailleurs, les actes notariés, plaidoiries et autres rapports au format PDF sont souvent volumineux. Ce poids important rend leur partage difficile, notamment par mail. La fonctionnalité de compression de PDFSmart permet justement de réduire la taille des fichiers PDF, tout en conservant leur qualité. Non seulement vous envoyez vos documents plus facilement, mais votre destinataire peut aussi les télécharger plus rapidement et les archiver sans trop utiliser d’espace de stockage.
4- Sécuriser les accords
La sécurité est une priorité dans le secteur juridique. PDFSmart protège les fichiers grâce à un chiffrement robuste. Vos contrats, dossiers clients et autres documents PDF critiques sont ainsi chiffrés pour une confidentialité totale. De plus, PDFSmart garantit la traçabilité et la conformité des documents, respectant les normes RGPD et les exigences en matière de protection des données sensibles.
Enfin, notre logiciel propose une fonctionnalité de verrouillage par mot de passe. Ces accès contrôlés rendent le document PDF uniquement accessible aux parties autorisées. Vous limitez ainsi les risques de fuites de données confidentielles, ainsi que les modifications de fichiers par des tiers non autorisés.
5- Accélérer les signatures
Les processus traditionnels de signature impliquent des impressions, des scans, des envois postaux et des rendez-vous physiques qui ralentissent les affaires... Avec la fonctionnalité de signature électronique de PDFSmart, vous faites signer vos contrats en quelques clics. Vous pouvez alors envoyer des documents à signer électroniquement à l’ensemble des parties prenantes, dans la limite des 15 signataires. Et ce, qu’ils soient internes ou externes à votre cabinet.
6- Protéger l’environnement
L’un des avantages majeurs de la dématérialisation réside dans la réduction de l’empreinte carbone des entreprises. Ainsi, la base DEFRA (Department for Environment, Food and Rural Affairs) révèle que la production d’une tonne de papier est responsable de l’émission de 919,4 kgCO2e lorsqu’il ne s’agit pas de papier recyclé. La première piste pour réduire la consommation de papier est donc de tendre vers le zéro papier en privilégiant le format numérique et PDFSmart.
Conclusion
Avec sa simplicité d’utilisation et son interface intuitive, PDFSmart facilite la transformation numérique dans le secteur juridique. Que vous soyez un cabinet d’avocats, une direction juridique ou un notaire, cet outil en ligne s’intègre aisément à vos processus. Et ce, quel que soit votre niveau d’expertise en digitalisation.
Adopter PDFSmart, c’est dire adieu aux complexités administratives et bonjour à une gestion documentaire rapide, fluide et écologique. Pourquoi ne pas tenter l’expérience dès maintenant ? Profitez de notre essai de 7 jours pour tester par vous-même les nombreuses fonctionnalités de notre outil (édition, conversion, fusion, division, compression…). Et découvrez comment il peut transformer votre quotidien professionnel.
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