En France, la consommation annuelle de papier s'élève à 8,8 millions de tonnes, soit 279 kilos par seconde. Le papier et le carton représentent plus du quart des déchets ménagers. Sans compter les coûts financiers et la désorganisation engendrés par une utilisation excessive de papiers de bureau. Autant d’indicateurs qui poussent à trouver une alternative, et vite. Et cette alternative pourrait bien être le passage au numérique. Si vous appreniez à réduire le papier en entreprise grâce aux fichiers PDF ? Découvrez pourquoi et comment procéder !
Les inconvénients du papier au sein des entreprises
Coûts financiers
Les dépenses directes sont claires. On pense tout de suite à l’achat de feuilles de papier et de fournitures telles que l’encre, les imprimantes et les classeurs. L’archivage physique des documents implique aussi des coûts liés à l’espace de stockage, notamment dans les structures de grande envergure.
Mais on omet bien trop souvent les dépenses indirectes liées au temps perdu… Du temps à rechercher des documents dans des classeurs ou des piles de papier qui s’entassent. Vos collaborateurs perdent en productivité, ce qui augmente alors vos coûts opérationnels.
Impact environnemental
L’utilisation massive de papier contribue également à une empreinte environnementale élevée. Pour commencer, la production de papier nécessite une consommation excessive de ressources naturelles, notamment de bois, d’eau et d'énergie. Mais ce n’est pas tout ! Une fois utilisé, ce papier est souvent gaspillé et finit à la poubelle, aggravant le problème de gestion des déchets. Cette surconsommation devient dès lors préoccupante, surtout pour l’environnement.
Désorganisation
Le papier, en tant que support physique, est vulnérable à la perte ou à l’endommagement. Dans le meilleur des cas, cela peut entraîner des retards. Mais dans le pire des cas, cela peut entraîner des risques juridiques et financiers.
De plus, la sécurité des informations est compromise avec le papier. Pour cause, les documents physiques peuvent être égarés, volés ou consultés sans autorisation, mettant en péril la confidentialité des données sensibles.
La dématérialisation pour réduire le papier en entreprise
Réduction des coûts opérationnels
La dématérialisation des documents, notamment via l’usage de fichiers PDF, permet de réduire les dépenses évoquées précédemment. En effet, le coût de traitement d’une facture papier oscille entre 5 et 20 €. Pour ce qui est de la facture électronique, le coût est de 40 à 45 centimes d’euro. La dématérialisation des factures représente donc une économie moyenne de 50 à 75 % par rapport à un traitement papier.
Protection de l’environnement
L’un des avantages majeurs de la dématérialisation réside dans la réduction de l’empreinte carbone des entreprises. Ainsi, la base DEFRA (Department for Environment, Food and Rural Affairs) révèle que la production d’une tonne de papier est responsable de l’émission de 919,4 kgCO2e lorsqu’il ne s’agit pas de papier recyclé. La première piste pour réduire la consommation de papier est donc de tendre vers le zéro papier en privilégiant le format numérique.
Amélioration de la productivité et de la collaboration
La dématérialisation des documents facilite grandement le travail collaboratif :
- Partage de fichiers PDF instantané, que ce soit entre collaborateurs ou avec des clients.
- Annotation et révision en direct, sans nécessiter d’impressions successives.
- Recherche d’informations facilitée grâce aux fonctions de mots-clés et à l’OCR (reconnaissance optique des caractères)
- Signature électronique des contrats et accords pour des collaborations plus rapides
Sécurité et intégrité des documents
Les fichiers PDF offrent des options avancées pour garantir la sécurité et l’intégrité des documents. Il est, par exemple, possible de protéger l’accès aux fichiers par des mots de passe ou de définir des permissions spécifiques, comme restreindre l’impression ou l’édition.
Par ailleurs, les signatures numériques ont l’obligation de vérifier l’identité des signataires et de garantir l’intégrité des documents pour être valides. Ces mesures renforcent la confidentialité et la fiabilité des échanges dématérialisés.
Comment intégrer les fichiers PDF dans votre quotidien ?
Mise en place de politiques internes
Pour favoriser l’adoption des fichiers PDF et réduire le papier en entreprise, vous devez mettre en place des politiques internes claires. Cela commence par encourager l’utilisation de fichiers numériques plutôt que l’impression. Cela peut notamment être le cas pour les échanges internes, les rapports ou encore les contrats. En parallèle, il est important de sensibiliser les collaborateurs aux avantages écologiques et économiques de cette transition. En comprenant les bénéfices concrets, tels que la réduction des coûts et l’impact positif sur l’environnement, les employés seront plus enclins à modifier leurs habitudes.
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