Les entreprises génèrent et stockent de plus en plus de documents numériques. Pourtant, la plupart de ces fichiers sont difficiles à exploiter... La technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) permet alors de transformer ces documents scannés en textes modifiables et consultables pour une gestion et une recherche d’informations facilitées. Découvrez pourquoi et comment adopter l’OCR au sein de votre entreprise !
Reconnaissance optique de caractères définition
La reconnaissance optique de caractères permet de convertir des documents au format PDF ou image contenant du texte en format texte modifiable. Autrement dit, au lieu de devoir réécrire manuellement le contenu d’un document scanné, l’OCR fait tout le travail à votre place. Il identifie les zones de texte, les extrait et les convertit en texte numérique. Vous pouvez ainsi copier, rechercher, modifier ou réutiliser ce contenu textuel dans d'autres logiciels métiers.
Voici comment un logiciel de reconnaissance optique de caractères fonctionne :
Acquisition du fichier PDF : Il scanne les documents et les convertit en données binaires. Autrement dit, il les décompose en zones claires (le fond, les images…) et en zones sombres (celles avec du texte).
Reconnaissance de texte : Via un système de correspondance de motifs et de reconnaissance de formes, le logiciel arrive à reconnaître les caractères.
Extraction du texte : Après analyse, le système convertit les données textuelles extraites en un fichier informatisé. Certaines OCR peuvent même créer des fichiers PDF annotés qui comprennent l’ancienne version et la nouvelle.
En quoi est-ce utile pour une entreprise ?
La plupart des tâches professionnelles impliquent la réception de médias imprimés ou scannés. Contrats, factures, documents juridiques… Autant de papiers qui prennent du temps à gérer. Pour cause, ces documents nécessitent une intervention humaine pour être correctement exploités. Il faut souvent rechercher et réécrire les informations importantes sur un autre logiciel métier (GED, ERP, CRM…). La technologie OCR résout ce problème.
Admettons que vous vouliez numériser un contrat papier. Deux solutions s’offrent alors à vous : soit vous passez un temps incalculable à le saisir à la main, soit vous le transformez en format numérique en quelques minutes avec la technologie OCR.
Cette dernière est principalement utilisée pour :
- L’archivage : Pour transformer des archives papier en bases de données numériques accessibles en un clic.
- La gestion électronique des documents (GED) : Pour rendre plusieurs fichiers PDF consultables et accessibles via des onglets de recherche.
- L’extraction de données : Pour extraire des informations (noms, numéros, montants, etc.) de formulaires, de factures, voire de cartes de visite.
En résumé, l’OCR permet d’automatiser, d’accélérer et d’optimiser la gestion de documents numériques.
Quels en sont les avantages concrets ?
Meilleure gestion des documents
L’un des principaux atouts de l’OCR ? Faciliter la numérisation et l’archivage des documents physiques. Grâce à cette technologie de reconnaissance, les entreprises peuvent transformer leurs documents papier en fichiers numériques consultables. Vous gagnez ainsi de l’espace de stockage dans vos bureaux, vous renforcez la sécurité des données et vous facilitez leur accès. Oui car, grâce à l’OCR, vous pouvez effectuer des recherches par mots-clés dans des milliers de documents. Et ce, en un simple clic.
Gain de temps
Vous l’aurez compris, l’un des principaux avantages de l’OCR est la recherche rapide d’informations dans de gros volumes de documents. Entrez un mot-clé et trouvez des résultats pertinents en quelques secondes seulement. Finies les longues heures à parcourir de nombreuses pages PDF à la recherche d’une seule donnée.
La reconnaissance optique de caractères permet aussi d’automatiser des processus, comme l’extraction de données. Au lieu de saisir manuellement des informations, les systèmes OCR le font à votre place. Cela accélère donc le temps de traitement des documents PDF.
Sécurité et conformité
Enfin, la reconnaissance optique de caractères remplace la saisie manuelle de données. Vous minimisez ainsi les erreurs humaines, comme les fautes de frappe ou les oublis.
PDFSmart, la bonne solution d’OCR PDF pour vous
Grâce à sa fonctionnalité de reconnaissance de texte, PDFSmart permet de convertir vos documents en fichiers texte modifiables et consultables. Pour ce faire, il vous suffit d’importer votre document initial dans notre module web, puis de patienter quelques secondes. Ça y est, votre texte est prêt ! Vous pouvez désormais le modifier ou le copier à votre convenance. Notre module de reconnaissance de caractères fonctionne sur des fichiers JPG, JPEG, PNG et PDF.
Pour conclure
La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une technologie à intégrer si vous souhaitez optimiser la gestion de vos documents numérisés. Pour cause, elle améliore l'organisation, réduit les risques d’erreurs et permet une recherche rapide d'informations dans de vastes volumes de données.
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