Negli ultimi anni, la tecnologia cloud è diventata un must per molte organizzazioni. Infatti, il 92% delle aziende ha adottato una strategia multi-cloud. Allo stesso tempo, l'80% dei dipendenti chiede attivamente di condividere i file nel cloud. Questo è normale, perché presenta molti vantaggi. Tuttavia, presenta anche alcune sfide, che è fondamentale conoscere per poterle gestire in modo efficace. Scoprite i vantaggi e gli svantaggi della gestione dei documenti nel cloud con PDFSmart!
Che cos'è la gestione documentale nel cloud?
La gestione documentale in cloud prevede l'archiviazione, la gestione e la condivisione di file digitali tramite un servizio online. Ciò si contrappone alla gestione più tradizionale su server locali o su dispositivi di archiviazione fisici (ad esempio, hard disk). Con il cloud, gli utenti possono accedere ai documenti da qualsiasi luogo, purché dispongano di una connessione a Internet. Non ci sono quindi limiti geografici.
Diverse piattaforme dominano il mercato della gestione documentale nel Cloud. Tra queste :
- Google Drive: parte della suite Google Workspace, offre strumenti di collaborazione in tempo reale e l'integrazione con altri servizi Google.
- Dropbox: noto per la sua facilità d'uso e le solide funzioni di condivisione dei file, Dropbox è ideale per le aziende che cercano una soluzione semplice ed efficace.
- OneDrive: parte integrante dell'ecosistema Microsoft, OneDrive è spesso preferito dalle organizzazioni che già utilizzano Microsoft Office e Teams.
- Box: specializzato in soluzioni aziendali, Box offre funzioni avanzate di sicurezza e conformità per i settori regolamentati.
Ognuna di queste piattaforme offre vantaggi unici per ottimizzare la gestione elettronica dei documenti digitali. Ma quali sono esattamente?
Vantaggi della gestione documentale nel cloud
Accessibilità e lavoro collaborativo
Come abbiamo visto, uno dei principali vantaggi della gestione documentale nel cloud è l'accessibilità. È possibile accedere ai documenti elettronici da qualsiasi luogo con una connessione a Internet. Questo è fondamentale negli ambienti di lavoro moderni, con il telelavoro, il lavoro ibrido, i viaggi di lavoro... In breve, per i team remoti.
Flessibilità
Le soluzioni cloud sono altamente scalabili. In altre parole, è possibile adattare le funzionalità in base alle proprie esigenze. È possibile, ad esempio, aggiornare un piano di abbonamento per modificare il numero di utenti o ottenere componenti aggiuntivi più avanzati. Il tutto senza vincoli hardware. In questo modo potete evitare costosi investimenti iniziali (acquisto di server, licenze software, ecc.) e gestire la vostra crescita come meglio credete.
Costi ridotti
L'adozione di un ambiente Cloud riduce i costi associati alla gestione dei documenti aziendali, in particolare quelli legati alla carta. Stampa, spese postali, archiviazione fisica... i tempi della gestione documentale senza carta sono finiti. Per non parlare della fine dei costi associati alla manutenzione dei server e agli aggiornamenti dell'hardware.
Proteggere l'ambiente
La gestione dei documenti nel cloud potrebbe eliminare circa 12.100 miliardi di fogli di carta utilizzati negli uffici ogni anno. Al di là dell'aspetto cartaceo, utilizzare il cloud significa dire addio ai server in loco, che sono grandi consumatori di energia. Inoltre, le applicazioni Cloud-native consumano meno infrastruttura, spazio fisico ed energia per utente. Possiamo andare oltre, collegando il Cloud allo sviluppo del telelavoro. Questo si traduce in una riduzione dell'inquinamento generato dalle automobili, dato che le persone non devono più viaggiare ogni giorno.
Sicurezza avanzata
I fornitori di servizi cloud stanno investendo molto in misure di sicurezza avanzate. Queste includono la crittografia dei dati archiviati e trasferiti, diritti di accesso rigorosi basati sui ruoli e solidi protocolli di backup e recupero dati online. Queste pratiche garantiscono che i documenti sensibili siano protetti dall'accesso non autorizzato e dalla perdita di dati, creando una linea di difesa molto più forte rispetto ai documenti fisici e alla maggior parte dei server locali.
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Svantaggi della gestione documentale nel cloud
Dipendenza da fattori esterni
La gestione dei documenti nel cloud dipende da due fattori:
- la connessione a Internet
- il provider
In caso di guasto o di connessione Internet lenta, l'accesso ai documenti può essere compromesso. Questo può ostacolare la produttività dei dipendenti, soprattutto nelle regioni in cui l'accesso a Internet è irregolare o di scarsa qualità.
Allo stesso modo, le aziende devono fare affidamento sulla continuità e sull'affidabilità dei fornitori. Qualsiasi cambiamento nelle condizioni di servizio, nelle politiche di prezzo o, peggio ancora, il fallimento di un fornitore può avere un impatto significativo sull'accesso ai documenti e sulla continuità aziendale.
Problemi di sicurezza e riservatezza
Nonostante i forti investimenti in sicurezza da parte dei fornitori di cloud, i rischi di violazione dei dati o di attacchi informatici esistono ancora. Questi rischi si accentuano se i fornitori non rispettano gli standard e le normative di sicurezza locali. La scelta di un fornitore richiede quindi una valutazione rigorosa della sua conformità e delle sue pratiche di sicurezza.
Personalizzazione limitata
Le soluzioni di gestione documentale basate sul cloud offrono una personalizzazione limitata rispetto ai sistemi on-premise. In effetti, le opzioni configurabili possono essere insufficienti per soddisfare le esigenze specifiche delle aziende, in particolare quelle che operano in settori altamente specializzati o regolamentati.
PDFSmart: gestione dei documenti PDF nel cloud
PDFSmart offre una suite completa di strumenti per creare, modificare, firmare e condividere i PDF in totale sicurezza. Il tutto direttamente online, senza bisogno di installare alcun software. È possibile creare PDF da zero o convertire altri formati di file in PDF. È anche possibile modificare i documenti PDF (unire, dividere, ruotare, comprimere, proteggere, ecc.). Ma una delle caratteristiche principali di PDFSmart è lo strumento di firma elettronica.
E tutto questo in modo completamente privo di supporti cartacei. Inoltre, PDFSmart consente di salvare e condividere facilmente i documenti PDF utilizzando un servizio di cloud storage come Google Drive, Box, Dropbox e così via.
Oltre a essere accessibile e facile da usare, PDFSmart è sicuro. Ogni file PDF caricato sulla piattaforma è protetto da un sistema di crittografia di alta qualità. È possibile modificare qualsiasi tipo di documento, anche quelli più riservati, in tutta tranquillità.
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