Sebbene il diritto sia un settore tradizionale, anch'esso sta affrontando la trasformazione digitale. Tuttavia, esiste un divario tra la consapevolezza della necessità di digitalizzazione e la realtà sul campo. Solo il 18% degli uffici legali ritiene di essere a un livello avanzato di digitalizzazione, contro il 50% che lo considera basso. Scoprite come il software legale PDFSmart può trasformare il vostro modo di creare e gestire i documenti!
1- Risparmiare tempo
I professionisti legali si destreggiano quotidianamente tra contratti, atti notarili e relazioni. Questa gestione cartacea richiede molto tempo. Con PDFSmart è possibile creare, modificare, condividere e firmare file PDF in pochi minuti. A maggior ragione con i nostri modelli legali e l'applicazione mobile.
La funzione di riconoscimento del testo (OCR) incorporata facilita inoltre l'individuazione di clausole specifiche. La maggior parte delle attività legali prevede la ricezione di supporti stampati o scansionati. Spesso è necessario cercare e riscrivere informazioni importanti in altri software aziendali (EDM, ERP, CRM, ecc.). La tecnologia OCR risolve questo problema. Identifica le aree di testo, le estrae e le converte in testo digitale. È quindi possibile copiare, cercare, modificare o riutilizzare questo contenuto testuale in altri software aziendali.
2- Collaborare più facilmente
Quando si è coinvolti in una controversia o in una trattativa, i documenti da scambiare sono molti e occorre essere assolutamente precisi. PDFSmart consente di collaborare in modo efficace grazie ai suoi strumenti di annotazione e di tracciamento delle revisioni. Avvocati, esperti legali e partner possono aggiungere commenti direttamente ai PDF. Non dimenticate di utilizzare un codice colore per differenziare le annotazioni fatte dalle varie parti coinvolte. La comunicazione sarà ancora più fluida e trasparente.
3- Semplificare la condivisione e l'invio
Solo il formato PDF è universalmente compatibile e stabile. Convertendo in PDF file di vari formati (Word, PowerPoint, Excel, ecc.), PDFSmart ne garantisce la compatibilità su tutti i dispositivi.
Atti notarili, memorie e altre relazioni in formato PDF sono spesso molto grandi. Questo li rende difficili da condividere, soprattutto via e-mail. La funzionalità di compressione di PDFSmart riduce le dimensioni dei file PDF mantenendone la qualità. Non solo è possibile inviare i documenti più facilmente, ma il destinatario può anche scaricarli più rapidamente e archiviarli senza occupare troppo spazio.
4- Accordi sicuri
La sicurezza è una priorità nel settore legale. PDFSmart protegge i file con una robusta crittografia. I contratti, i file dei clienti e altri documenti PDF critici sono crittografati per garantire la massima riservatezza. Inoltre, PDFSmart garantisce la tracciabilità e la conformità dei documenti, rispettando gli standard RGPD e i requisiti di protezione dei dati sensibili.
Infine, il nostro software offre una funzione di blocco delle password. Questi accessi controllati rendono il documento PDF accessibile solo alle persone autorizzate. In questo modo si riduce il rischio di fuga di dati riservati e di modifica dei file da parte di terzi non autorizzati.
5- Velocizzare le firme
I processi di firma tradizionali prevedono la stampa, la scansione, l'invio per posta e riunioni fisiche che rallentano l'attività... Con la funzionalità di firma elettronica di PDFSmart, potete far firmare i vostri contratti in pochi clic. È possibile inviare i documenti per la firma elettronica a tutte le parti interessate, fino a un limite di 15 firmatari. Sia che si tratti di soggetti interni o esterni alla vostra azienda.
6- Proteggere l'ambiente
Uno dei principali vantaggi della dematerializzazione è la riduzione dell'impronta di carbonio delle aziende. Il database del DEFRA (Department for Environment, Food and Rural Affairs) rivela che la produzione di una tonnellata di carta è responsabile dell'emissione di 919,4 kgCO2e se non si tratta di carta riciclata. Il primo passo verso la riduzione del consumo di carta è quindi quello di non usare la carta, privilegiando il formato digitale e il PDFSmart.
Conclusione
Grazie alla sua facilità d'uso e all'interfaccia intuitiva, PDFSmart facilita la trasformazione digitale nel settore legale. Che siate uno studio legale, un ufficio legale o un notaio, questo strumento online può essere facilmente integrato nei vostri processi. Qualunque sia il vostro livello di competenza digitale.
Adottare PDFSmart significa dire addio alle complessità amministrative e dare il benvenuto a una gestione dei documenti rapida, fluida ed ecologica. Perché non provarlo subito? Approfittate della nostra prova di 7 giorni per provare voi stessi le numerose funzionalità del nostro strumento (modifica, conversione, unione, divisione, compressione, ecc.) E scoprite come può trasformare il vostro modo di lavorare.
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