Le aziende generano e archiviano sempre più documenti digitali. Tuttavia, la maggior parte di questi file è difficile da elaborare... La tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) consente di trasformare questi documenti scansionati in testo modificabile e consultabile, facilitando la gestione e la ricerca delle informazioni. Scoprite perché e come adottare l'OCR nella vostra azienda!
Definizione di riconoscimento ottico dei caratteri
Il riconoscimento ottico dei caratteri consente di convertire i documenti in formato PDF o immagine contenenti testo in testo modificabile. In altre parole, invece di dover riscrivere manualmente il contenuto di un documento scansionato, l'OCR fa tutto il lavoro per voi. Identifica le aree di testo, le estrae e le converte in testo digitale. È quindi possibile copiare, cercare, modificare o riutilizzare questo contenuto testuale in altri software aziendali.
Ecco come funziona il software di riconoscimento ottico dei caratteri:
Acquisizione di file PDF: Scansiona i documenti e li converte in dati binari. In altre parole, li suddivide in aree chiare (sfondo, immagini, ecc.) e aree scure (quelle con il testo).
Riconoscimento del testo: grazie a un sistema di pattern-matching e di riconoscimento delle forme, il software riconosce i caratteri.
Estrazione del testo: dopo l'analisi, il sistema converte i dati testuali estratti in un file computerizzato. Alcuni sistemi OCR possono anche creare file PDF annotati che includono sia la vecchia che la nuova versione.
Perché è utile per un'azienda?
La maggior parte delle attività aziendali prevede la ricezione di supporti stampati o scansionati. Contratti, fatture, documenti legali... sono tutti documenti che richiedono tempo per essere gestiti. Il motivo è che questi documenti richiedono l'intervento umano per essere utilizzati correttamente. Spesso le informazioni importanti devono essere ricercate e riscritte in altri software aziendali (EDM, ERP, CRM, ecc.). La tecnologia OCR risolve questo problema.
Supponiamo di voler digitalizzare un contratto cartaceo. Avete due opzioni: potete passare innumerevoli ore a digitarlo a mano, oppure potete trasformarlo in formato digitale in pochi minuti utilizzando la tecnologia OCR.
L'OCR viene utilizzato principalmente per :
- Archiviazione: per trasformare gli archivi cartacei in database digitali accessibili con un semplice clic.
- Gestione elettronica dei documenti (EDM): per rendere più file PDF ricercabili e accessibili tramite schede di ricerca.
- Estrazione di dati: Per estrarre informazioni (nomi, numeri, importi, ecc.) da moduli, fatture o persino biglietti da visita.
In breve, l'OCR consente di automatizzare, velocizzare e ottimizzare la gestione dei documenti digitali.
Quali sono i vantaggi concreti?
Una migliore gestione dei documenti
Uno dei principali vantaggi dell'OCR? Facilitare la digitalizzazione e l'archiviazione dei documenti fisici. Grazie a questa tecnologia di riconoscimento, le aziende possono trasformare i loro documenti cartacei in file digitali ricercabili. In questo modo si risparmia spazio di archiviazione negli uffici, si aumenta la sicurezza dei dati e se ne facilita l'accesso. Sì, perché grazie all'OCR è possibile effettuare ricerche per parole chiave su migliaia di documenti. Il tutto con un semplice clic.
Risparmio di tempo
Come avrete capito, uno dei principali vantaggi dell'OCR è la possibilità di trovare rapidamente informazioni in grandi volumi di documenti. Inserite una parola chiave e troverete i risultati pertinenti in pochi secondi. Sono finite le lunghe ore passate a scorrere numerose pagine PDF alla ricerca di un singolo dato.
Il riconoscimento ottico dei caratteri può essere utilizzato anche per automatizzare processi come l'estrazione dei dati. Invece di inserire manualmente le informazioni, i sistemi OCR lo fanno per voi. In questo modo si accelera l'elaborazione dei documenti PDF.
Sicurezza e conformità
Infine, il riconoscimento ottico dei caratteri sostituisce l'inserimento manuale dei dati. Questo riduce al minimo gli errori umani, come errori di battitura e sviste.
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Grazie alla sua funzionalità di riconoscimento del testo, PDFSmart può convertire i vostri documenti in file di testo modificabili e ricercabili. Tutto ciò che dovete fare è importare il vostro documento iniziale nel nostro modulo web, quindi attendere qualche secondo. Il testo è pronto! Ora potete modificarlo o copiarlo come volete. Il nostro modulo di riconoscimento dei caratteri funziona su file JPG, JPEG, PNG e PDF.
Estrai il testo dalle immagini
Caricare il file PDF
In conclusione
Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è una tecnologia da includere se si vuole ottimizzare la gestione dei documenti digitalizzati. Migliora l'organizzazione, riduce il rischio di errori e consente di trovare rapidamente le informazioni in grandi volumi di dati.
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