In una piccola impresa, la più piccola decisione può avere un grande impatto sulla vostra efficienza e redditività. Ecco perché è necessario prendere la decisione giusta e adottare in particolare il formato PDF. Preventivi, fatture, note spese, accordi commerciali, moduli... Con la dematerializzazione dei PDF, potrete porre fine alle violazioni della sicurezza e alla collaborazione ostacolata da problemi tecnici. Scoprite 7 vantaggi concreti dell'utilizzo del formato PDF per le piccole e medie imprese!
1. Universale e accessibile
Il PDF è un formato universale. In altre parole, è accettato da tutti gli strumenti e i software professionali, a livello regionale, nazionale e internazionale.
Inoltre, è compatibile con le diverse piattaforme. Ciò significa che un documento in formato PDF può essere visualizzato su qualsiasi sistema operativo (Mac, Windows, Linux, Android, iOS, ecc.). Indipendentemente dal tipo di dispositivo utilizzato, il destinatario può aprire il documento.
Come si vede, il PDF è un formato universalmente compatibile per facilitare lo scambio di documenti. Anche in tutto il mondo.
2. Stabile e inalterabile
Il formato PDF è stabile. In altre parole, qualunque sia il documento PDF inviato e qualunque sia il dispositivo o il sistema operativo utilizzato dal destinatario per aprirlo, il file in formato PDF manterrà lo stesso aspetto visivo, senza alcun rischio di alterazione.
A differenza di altri formati, come Word o PowerPoint, che sono soggetti a variazioni, il PDF conserva gli elementi grafici e il layout della pagina. In questo modo potete essere certi di avere una comunicazione fluida e professionale, eliminando i potenziali problemi di formattazione.
3. Leggerezza e peso
Il formato PDF si distingue anche per la capacità di produrre file leggeri pur mantenendo una qualità eccellente.
Questo è particolarmente vantaggioso per le piccole e medie imprese che devono gestire in modo efficiente lo spazio di archiviazione. Un file PDF spesso occupa meno spazio di un documento Word o di un formato simile. Tranne nel caso di contenuti particolarmente ricchi di immagini ad alta risoluzione, ovviamente.
Oltre a far risparmiare sui costi di archiviazione (in sede o nel cloud), il formato PDF facilita anche la condivisione dei documenti via e-mail. Grazie alle loro dimensioni ridotte, i documenti PDF sono raramente ostacolati dai limiti di dimensione imposti dai sistemi di posta elettronica o dalle piattaforme di condivisione (Google Drive, Dropbox, Box, ecc.). Inoltre, se i file sono più pesanti, nulla vieta di comprimerli per renderli più piccoli.
4. Poco costoso
Il formato PDF è ideale anche per le aziende con un budget limitato. L'adozione di processi digitali riduce la dipendenza dalla carta e quindi i costi di stampa e di archiviazione fisica. Un approccio non solo economico, ma anche ecologico.
Inoltre, molti strumenti economici, come PDFSmart, consentono di creare, modificare, convertire, proteggere e firmare i file PDF online. Non è necessario investire in un software costoso.
Infine, il formato PDF semplifica i flussi di lavoro, aumentando la produttività e riducendo al minimo i costosi errori umani.
5. Sicurezza
Sapevate che le aziende e le PMI sono le più bersagliate dagli attacchi informatici? È quindi essenziale proteggere i dati riservati.
Il formato PDF offre funzioni avanzate per proteggere i documenti sensibili. Grazie alla protezione con password, è possibile limitare l'accesso ai file contenenti informazioni riservate, come contratti, dati finanziari o informazioni strategiche. Solo le persone autorizzate possono visualizzare o modificare il file.
Inoltre, il PDF è dotato di crittografia integrata, che rafforza la riservatezza dei dati scambiati o memorizzati. Questa funzione protegge i documenti da accessi non autorizzati, soddisfacendo al contempo i requisiti di conformità per la protezione dei dati sensibili.
Infine, il PDF è il formato di riferimento per le firme elettroniche. Queste caratteristiche legali e sicure accelerano il processo di firma, garantendo al contempo l'autenticità e l'integrità dei file firmati.
6. Gestione dei documenti più semplice
Il formato PDF si sta rivelando un alleato ideale quando si tratta di semplificare la gestione dei documenti per le piccole imprese. Strumenti come PDFSmart consentono di modificare e personalizzare i documenti PDF direttamente online. Questa personalizzazione garantisce una presentazione curata e professionale.
Questo formato favorisce inoltre la collaborazione a distanza. I file PDF mantengono la loro qualità e il loro layout quando vengono condivisi. Inoltre, strumenti come PDFSmart consentono di aggiungere annotazioni e commenti in tempo reale.
Con il formato PDF, avete a disposizione uno strumento versatile per gestire i vostri documenti in base ai vostri progetti professionali.
7. Contribuire alla transizione digitale
Con la pandemia, la digitalizzazione dei processi aziendali è diventata una cosa ovvia. Ma la gestione elettronica dei documenti (EDM) non può essere improvvisata. Prima di tutto, è necessario creare una forte cultura digitale. Poi è necessario adottare gli strumenti digitali giusti.
Utile e facile da imparare, PDFSmart è il software EDM ideale per le piccole e medie imprese. Grazie alla sua accessibilità, facilità d'uso e sicurezza, consente di creare, modificare, convertire e proteggere i file PDF in tutta tranquillità. Offriamo anche il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e le firme elettroniche.
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