Firmy generują i przechowują coraz więcej dokumentów cyfrowych. Jednak większość z tych plików jest trudna do przetworzenia... Technologia optycznego rozpoznawania znaków (OCR) umożliwia przekształcenie tych zeskanowanych dokumentów w tekst, który można edytować i przeglądać, ułatwiając zarządzanie i wyszukiwanie informacji. Dowiedz się, dlaczego i jak możesz zastosować OCR w swojej firmie!
Definicja optycznego rozpoznawania znaków
Optyczne rozpoznawanie znaków umożliwia konwersję dokumentów w formacie PDF lub obrazów zawierających tekst na tekst edytowalny. Innymi słowy, zamiast ręcznie przepisywać treść zeskanowanego dokumentu, OCR wykonuje całą pracę za Ciebie. Identyfikuje obszary tekstu, wyodrębnia je i konwertuje na tekst cyfrowy. Następnie można kopiować, wyszukiwać, modyfikować lub ponownie wykorzystywać tę zawartość tekstową w innym oprogramowaniu biznesowym.
Oto jak działa oprogramowanie do optycznego rozpoznawania znaków:
Pozyskiwanie plików PDF: Skanuje dokumenty i konwertuje je na dane binarne. Innymi słowy, dzieli je na jasne obszary (tło, obrazy itp.) i ciemne obszary (te z tekstem).
Rozpoznawanie tekstu: Korzystając z systemu dopasowywania wzorców i rozpoznawania kształtów, oprogramowanie rozpoznaje znaki.
Wyodrębnianie tekstu: Po analizie system konwertuje wyodrębnione dane tekstowe do pliku komputerowego. Niektóre systemy OCR mogą nawet tworzyć pliki PDF z adnotacjami, które zawierają zarówno starą, jak i nową wersję.
Dlaczego jest to przydatne dla firmy?
Większość zadań biznesowych wiąże się z otrzymywaniem wydrukowanych lub zeskanowanych dokumentów. Umowy, faktury, dokumenty prawne... wszystkie te dokumenty wymagają czasu na zarządzanie. Powodem tego jest fakt, że dokumenty te wymagają interwencji człowieka, aby mogły być prawidłowo wykorzystane. Ważne informacje często muszą być wyszukiwane i przepisywane w innym oprogramowaniu biznesowym (EDM, ERP, CRM itp.). Technologia OCR rozwiązuje ten problem.
Załóżmy, że chcesz zdigitalizować papierową umowę. Masz dwie opcje: możesz spędzić niezliczone godziny wpisując ją ręcznie lub możesz przekształcić ją do formatu cyfrowego w zaledwie kilka minut za pomocą technologii OCR.
OCR jest używany głównie do :
- Archiwizacji: do przekształcania papierowych archiwów w cyfrowe bazy danych, do których można uzyskać dostęp za pomocą jednego kliknięcia.
- Elektronicznego zarządzania dokumentami (EDM): aby wiele plików PDF można było przeszukiwać i udostępniać za pomocą zakładek wyszukiwania.
- Ekstrakcja danych: Wyodrębnianie informacji (nazwisk, numerów, kwot itp.) z formularzy, faktur, a nawet wizytówek.
Krótko mówiąc, OCR umożliwia automatyzację, przyspieszenie i optymalizację zarządzania dokumentami cyfrowymi.
Jakie są konkretne korzyści?
Lepsze zarządzanie dokumentami
Jedna z głównych zalet OCR? Ułatwienie digitalizacji i archiwizacji dokumentów fizycznych. Dzięki tej technologii rozpoznawania, firmy mogą przekształcić swoje dokumenty papierowe w przeszukiwalne pliki cyfrowe. Oszczędza to miejsce w biurach, zwiększa bezpieczeństwo danych i ułatwia dostęp do nich. Tak, ponieważ dzięki OCR można wyszukiwać słowa kluczowe w tysiącach dokumentów. Wszystko za jednym kliknięciem przycisku.
Oszczędność czasu
Jedną z głównych zalet OCR jest możliwość szybkiego wyszukiwania informacji w dużych ilościach dokumentów. Wystarczy wpisać słowo kluczowe, aby znaleźć odpowiednie wyniki w ciągu zaledwie kilku sekund. Zniknęły długie godziny spędzone na przeszukiwaniu wielu stron PDF w poszukiwaniu pojedynczego fragmentu danych.
Optyczne rozpoznawanie znaków może również zautomatyzować procesy takie jak ekstrakcja danych. Zamiast ręcznie wprowadzać informacje, systemy OCR robią to za Ciebie. Przyspiesza to przetwarzanie dokumentów PDF.
Bezpieczeństwo i zgodność
Wreszcie, optyczne rozpoznawanie znaków zastępuje ręczne wprowadzanie danych. Pozwala to zminimalizować błędy ludzkie, takie jak literówki lub niedopatrzenia.
PDFSmart, odpowiednie rozwiązanie PDF OCR dla Ciebie
Dzięki funkcji rozpoznawania tekstu, PDFSmart może konwertować dokumenty na edytowalne, przeszukiwalne pliki tekstowe. Wszystko, co musisz zrobić, to zaimportować początkowy dokument do naszego modułu internetowego, a następnie poczekać kilka sekund. To wszystko, tekst jest gotowy! Teraz możesz go dowolnie edytować lub kopiować. Nasz moduł rozpoznawania znaków działa na plikach JPG, JPEG, PNG i PDF.
Podsumowując
Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) to technologia, którą należy uwzględnić, jeśli chce się zoptymalizować zarządzanie zdigitalizowanymi dokumentami. Poprawia organizację, zmniejsza ryzyko błędów i umożliwia szybkie wyszukiwanie informacji w ogromnych ilościach danych.
Gotowy do działania? Wypróbuj rozwiązanie OCR PDFSmart przez 7 dni!
Wyodrębnianie tekstu z obrazu
Importowanie pliku
