As empresas estão a gerar e a armazenar cada vez mais documentos digitais. No entanto, a maioria destes ficheiros é difícil de processar... A tecnologia de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) permite transformar estes documentos digitalizados em texto que pode ser editado e consultado, facilitando a gestão e a pesquisa de informação. Saiba porquê e como pode adotar o OCR na sua empresa!
Definição de reconhecimento ótico de caracteres
O reconhecimento ótico de caracteres permite que documentos em formato PDF ou de imagem que contenham texto sejam convertidos em texto editável. Por outras palavras, em vez de ter de reescrever manualmente o conteúdo de um documento digitalizado, o OCR faz todo o trabalho por si. Identifica áreas de texto, extrai-as e converte-as em texto digital. Pode então copiar, procurar, modificar ou reutilizar este conteúdo textual noutro software empresarial.
Eis como funciona o software de reconhecimento ótico de caracteres:
Aquisição de ficheiros PDF: Digitaliza os documentos e converte-os em dados binários. Por outras palavras, divide-os em áreas claras (o fundo, imagens, etc.) e áreas escuras (as que contêm texto).
Reconhecimento de texto: Utilizando um sistema de correspondência de padrões e de reconhecimento de formas, o software reconhece os caracteres.
Extração de texto: Após a análise, o sistema converte os dados textuais extraídos num ficheiro informatizado. Alguns sistemas de OCR podem mesmo criar ficheiros PDF anotados que incluem as versões antiga e nova.
Porque é que é útil para uma empresa?
A maioria das tarefas empresariais envolve a receção de suportes impressos ou digitalizados. Contratos, facturas, documentos legais... são todos papéis que levam tempo a gerir. A razão para tal é que estes documentos requerem intervenção humana para serem utilizados corretamente. Muitas vezes, as informações importantes têm de ser procuradas e reescritas noutros softwares comerciais (EDM, ERP, CRM, etc.). A tecnologia OCR resolve este problema.
Imaginemos que pretende digitalizar um contrato em papel. Tem duas opções: ou passa inúmeras horas a dactilografá-lo à mão, ou converte-o para um formato digital em apenas alguns minutos, utilizando a tecnologia OCR.
É utilizado principalmente para :
- Arquivamento: para transformar arquivos em papel em bases de dados digitais que podem ser acedidas com um simples clique.
- Gestão eletrónica de documentos (GED): para tornar vários ficheiros PDF pesquisáveis e acessíveis através de separadores de pesquisa.
- Extração de dados: Para extrair informações (nomes, números, montantes, etc.) de formulários, facturas ou mesmo cartões de visita.
Em suma, o OCR permite automatizar, acelerar e otimizar a gestão dos documentos digitais.
Quais são os benefícios concretos?
Melhor gestão dos documentos
Uma das principais vantagens do OCR? Facilitar a digitalização e o arquivo de documentos físicos. Graças a esta tecnologia de reconhecimento, as empresas podem transformar os seus documentos em papel em ficheiros digitais pesquisáveis. Isto poupa espaço de armazenamento nos seus escritórios, aumenta a segurança dos dados e facilita o seu acesso. Sim, porque graças ao OCR, é possível efetuar pesquisas por palavras-chave em milhares de documentos. Tudo com um simples clique num botão.
Poupa-lhe tempo
Como já deve ter percebido, uma das principais vantagens do OCR é a possibilidade de encontrar rapidamente informações em grandes volumes de documentos. Introduza uma palavra-chave e encontre resultados relevantes em apenas alguns segundos. Acabaram-se as longas horas passadas a percorrer inúmeras páginas de PDF à procura de um único dado.
O reconhecimento ótico de caracteres também pode ser utilizado para automatizar processos como a extração de dados. Em vez de introduzir manualmente as informações, os sistemas de OCR fazem-no por si. Isto acelera o processamento de documentos PDF.
Segurança e conformidade
Por último, o reconhecimento ótico de caracteres substitui a introdução manual de dados. Assim, minimiza os erros humanos, tais como gralhas ou omissões.
PDFSmart, a solução de OCR para PDF ideal para si
Graças à sua funcionalidade de reconhecimento de texto, o PDFSmart pode converter os seus documentos em ficheiros de texto editáveis e pesquisáveis. Tudo o que tem de fazer é importar o seu documento inicial para o nosso módulo Web e esperar alguns segundos. E pronto, o seu texto está pronto! Agora pode editá-lo ou copiá-lo como quiser. O nosso módulo de reconhecimento de caracteres funciona em ficheiros JPG, JPEG, PNG e PDF.
Em conclusão
O reconhecimento ótico de caracteres (OCR) é uma tecnologia que deve ser incluída se quiser otimizar a gestão dos seus documentos digitalizados. Melhora a organização, reduz o risco de erros e permite-lhe encontrar rapidamente informações em grandes volumes de dados.
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