Equipas dispersas, prazos apertados e sobrecarga de informação podem abrandar a produtividade. Por isso, é fundamental encontrar soluções que facilitem a colaboração e melhorem a eficiência das equipas. Uma dessas soluções é o PDFSmart. Esta ferramenta em linha optimiza o trabalho em colaboração, tornando as trocas de documentos fluidas e seguras. Descubra 4 maneiras de otimizar o trabalho em equipa com PDFSmart!
1. Simplificar a partilha de documentos
A partilha de documentos é um desafio para muitas empresas. Com efeito, os formatos utilizados nem sempre são compatíveis com todas as plataformas. Por outras palavras, certas versões de um ficheiro podem diferir em função da ferramenta utilizada para o abrir. Apenas o formato PDF é universalmente compatível. Além disso, alguns documentos PDF são demasiado grandes. Estes ficheiros de grandes dimensões atrasam ou impedem os intercâmbios.
O PDFSmart ajuda-o a evitar estes problemas. Como é que ele consegue fazer isso? Graças às suas funções de compressão e de conversão. A conversão de ficheiros (Word, PowerPoint, Excel, etc.) para o formato PDF garante a compatibilidade com todos os sistemas e dispositivos. Isto elimina os problemas associados à incompatibilidade com outros formatos e facilita o trabalho em equipa. A compressão reduz o tamanho dos grandes ficheiros PDF, preservando a sua qualidade. Isto facilita o envio por correio eletrónico ou através de plataformas de partilha.
Dica prática: Estabeleça uma rotina para que os documentos partilhados sejam convertidos em PDF e comprimidos antes de serem enviados. Isto garante trocas de informação sem problemas entre equipas e reforça a coesão da equipa.
2. Melhorar o controlo das revisões
Gerir o feedback e as correcções pode rapidamente tornar-se uma dor de cabeça, especialmente quando há vários colaboradores. Sem um sistema de anotações claro, o risco de erros, versões múltiplas e mal-entendidos aumenta. Consequentemente, o tempo necessário para finalizar um projeto comum aumenta e o desempenho da equipa é prejudicado.
O PDFSmart permite acompanhar as revisões graças a funcionalidades fluidas de anotação e comentário. Cada membro da equipa pode acrescentar comentários, sugestões ou correcções diretamente ao documento partilhado, sem danificar a versão original. A sua equipa mantém-se sincronizada durante todo o processo de revisão.
Dica prática: Utilize códigos de cores para as anotações para identificar rapidamente quem fez que comentários. Certifique-se também de que estabelece uma ordem clara para o processamento das revisões. Isto permitir-lhe-á trabalhar eficazmente em equipa e melhorar o desempenho coletivo.
3. Poupar tempo na assinatura de contratos
Um dos pontos mais lentos num projeto com várias equipas é a assinatura de contratos. Entre imprimir, digitalizar, enviar e esperar que os documentos sejam assinados e devolvidos, ou até mesmo encontrar um horário comum no escritório para assinar tudo manualmente, isto leva tempo. Além disso, este processo pode desviar o pessoal de tarefas com maior valor acrescentado e reduzir a dinâmica de grupo.
O PDFSmart permite-lhe automatizar estes passos graças às assinaturas electrónicas. Acabaram-se as idas e vindas manuais para obter assinaturas. As equipas podem enviar um documento para assinatura ou assiná-lo numa única operação.
Dica prática: Programe notificações automáticas para acompanhar a evolução das assinaturas. Isto permitir-lhe-á acompanhar rapidamente os signatários e manter uma boa dinâmica de equipa.
4. Garantir a segurança dos intercâmbios
A segurança das informações trocadas entre equipas é fundamental, especialmente em sectores sensíveis como o financeiro, jurídico ou da saúde. A partilha de documentos expõe as equipas a fugas de dados ou a acessos não autorizados, comprometendo tanto a confidencialidade das informações como a reputação da empresa. A boa coesão das equipas depende também da confiança, nomeadamente no que diz respeito à segurança das trocas.
O PDFSmart protege os seus documentos graças às suas funcionalidades de encriptação e de bloqueio de palavra-passe. A encriptação reforça a segurança das informações, enquanto as palavras-passe impedem os acessos não desejados.
Dica prática: Defina uma política de proteção dos documentos na sua empresa. Isto inclui a utilização sistemática de palavras-passe para determinados documentos sensíveis, bem como a definição clara das funções e do acesso de cada funcionário.
Otimizar o trabalho em equipa
Importar um PDF
Em conclusão
Com equipas dispersas, prazos apertados e um fluxo constante de informações, a colaboração é um desafio maior do que nunca para as empresas. PDFSmart é a solução para melhorar a coesão das equipas. Partilhar documentos, otimizar as revisões, automatizar as assinaturas, proteger os intercâmbios... Estas funcionalidades tornam o trabalho em equipa fácil e rápido.
Para descobrir estas funcionalidades e otimizar o trabalho em equipa, teste o PDFSmart durante 7 dias! Verá como esta ferramenta pode transformar a forma como as suas equipas trabalham em conjunto todos os dias.