Companiile generează și stochează din ce în ce mai multe documente digitale. Cu toate acestea, majoritatea acestor fișiere sunt dificil de prelucrat... Tehnologia de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) face posibilă transformarea acestor documente scanate în text care poate fi editat și consultat, facilitând gestionarea și găsirea informațiilor. Aflați de ce și cum puteți adopta OCR pentru afacerea dumneavoastră!
Definiția recunoașterii optice a caracterelor
Recunoașterea optică a caracterelor permite transformarea documentelor în format PDF sau imagine care conțin text în text editabil. Cu alte cuvinte, în loc să trebuiască să rescrieți manual conținutul unui document scanat, OCR face toată treaba pentru dumneavoastră. Acesta identifică zonele de text, le extrage și le convertește în text digital. Apoi puteți copia, căuta, modifica sau reutiliza acest conținut textual în alte programe de afaceri.
Iată cum funcționează software-ul de recunoaștere optică a caracterelor:
Achiziționarea fișierelor PDF: Acesta scanează documentele și le convertește în date binare. Cu alte cuvinte, le împarte în zone luminoase (fundal, imagini etc.) și zone întunecate (cele cu text).
Recunoașterea textului: folosind un sistem de potrivire a modelelor și de recunoaștere a formelor, software-ul recunoaște caracterele.
Extragerea textului: după analiză, sistemul convertește datele textuale extrase într-un fișier informatizat. Unele sisteme OCR pot crea chiar fișiere PDF adnotate care includ atât versiunea veche, cât și cea nouă.
De ce este util pentru o companie?
Majoritatea sarcinilor de afaceri implică primirea de suporturi imprimate sau scanate. Contracte, facturi, documente juridice... toate acestea sunt documente care necesită timp pentru a fi gestionate. Motivul este că aceste documente necesită intervenție umană pentru a fi utilizate corect. Informațiile importante trebuie adesea căutate și rescrise în alte programe de afaceri (EDM, ERP, CRM etc.). Tehnologia OCR rezolvă această problemă.
Să spunem că doriți să digitalizați un contract pe hârtie. Aveți două opțiuni: puteți petrece nenumărate ore scriindu-l de mână sau îl puteți transforma în format digital în doar câteva minute cu ajutorul tehnologiei OCR.
OCR este utilizat în principal pentru :
- Arhivarea: pentru a transforma arhivele pe hârtie în baze de date digitale care pot fi accesate prin simpla apăsare a unui buton.
- Gestionarea electronică a documentelor (EDM): pentru a face ca mai multe fișiere PDF să poată fi căutate și accesate prin intermediul filelor de căutare.
- Extragerea datelor: Pentru a extrage informații (nume, numere, sume etc.) din formulare, facturi sau chiar cărți de vizită.
Pe scurt, OCR face posibilă automatizarea, accelerarea și optimizarea gestionării documentelor digitale.
Care sunt beneficiile concrete?
O mai bună gestionare a documentelor
Unul dintre principalele beneficii ale OCR? Facilitarea digitizării și arhivării documentelor fizice. Datorită acestei tehnologii de recunoaștere, întreprinderile își pot transforma documentele pe hârtie în fișiere digitale care pot fi căutate. Acest lucru economisește spațiu de stocare în birouri, sporește securitatea datelor și le face mai ușor de accesat. Da, pentru că, datorită OCR, puteți efectua căutări de cuvinte cheie în mii de documente. Totul la un clic pe un buton.
Economisiți timp
După cum v-ați dat seama, unul dintre principalele avantaje ale OCR este că puteți găsi rapid informații în volume mari de documente. Introduceți un cuvânt cheie și găsiți rezultatele relevante în doar câteva secunde. Au dispărut orele lungi petrecute răscolind paginile PDF în căutarea unui singur element de informație.
Recunoașterea optică a caracterelor poate fi utilizată și pentru a automatiza procese precum extragerea datelor. În loc să introduceți manual informațiile, sistemele OCR o fac pentru dumneavoastră. Acest lucru accelerează procesarea documentelor PDF.
Securitate și conformitate
În cele din urmă, recunoașterea optică a caracterelor înlocuiește introducerea manuală a datelor. Astfel, puteți reduce la minimum erorile umane, cum ar fi greșelile de scriere și inadvertențele.
PDFSmart, soluția OCR PDF potrivită pentru dvs.
Datorită funcționalității sale de recunoaștere a textului, PDFSmart poate converti documentele dvs. în fișiere text editabile, care pot fi căutate. Tot ce trebuie să faceți este să importați documentul inițial în modulul nostru web, apoi să așteptați câteva secunde. Asta e tot, textul dvs. este gata! Acum îl puteți edita sau copia după cum doriți. Modulul nostru de recunoaștere a caracterelor funcționează pe fișiere JPG, JPEG, PNG și PDF.
În concluzie
Recunoașterea optică a caracterelor (OCR) este o tehnologie care ar trebui să fie inclusă dacă doriți să optimizați gestionarea documentelor dvs. digitalizate. Aceasta îmbunătățește organizarea, reduce riscul de erori și vă permite să găsiți rapid informații în volume mari de date.
Sunteți gata să treceți la acțiune? Încercați soluția OCR de la PDFSmart timp de 7 zile!
Extragerea textului dintr-o imagine
Importați un fișier
